Vitamin – сервис для выгодного управления вашей рекламой
  • Все популярные рекламные сети в одном окне
  • Агентское вознаграждение до 16% на личный счет или рекламу
  • Любые дополнительные услуги под ваши потребности
  1. Главная >
  2. Блог >
  3. Аналитика и управление компанией >
  4. Что такое Google Drive: как работать и в чем особенности

Что такое Google Drive: как работать и в чем особенности

Что такое Google Drive: как работать и в чем особенности

Хранением документов в интернете не удивить никого. Другое дело, не просто хранить файлы в облаке, а делиться ими, редактировать или преобразовывать. О тонкостях и фишках Google Drive расскажем в статье.

Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.

Содержание статьи

Что такое Google Drive?

Плюсы и минусы

Google Drive для работы

Как работать с Google Drive?

Функции Google Drive
Быстрые клавиши
Преобразование в Google Документы или Таблицы
Конвертация из pdf и jpg

Заключение

Что такое Google Drive?

Google Drive — это сервис для хранения данных в интернете, который также используют для совместной работы. Диск создан компанией Google и объединяет в себе возможности хранения файлов и информации, работы с офисными программами — текстовыми документами, таблицами, презентациями и другими.

Google Drive — это сервис для хранения данных в интернете, который также используют для совместной работы.

Гугл диск интегрируется с сервисами для упрощённого хранения файлов и их передачи. Например, с Asana, Miro, Adobe, ZIP Extractor, Photopea и множеством других.

Сервис Гугл обычно используют с браузера, но можно также скачать приложение на компьютер и смартфон.

Чтобы начать пользоваться сервисом бесплатно, можно зарегистрировать гугл аккаунт или войти из почты другого сервиса. Если у вас уже есть почта на Gmail, то сервис подключается автоматически.

Google Drive синхронизируется с компьютером. Пользователи делают синхронизацию, чтобы дублировать файлы и иметь доступ к нескольким компьютерам. Для этого нужно установить десктопное приложение. При синхронизации данные с устройства и файлы не потеряются и будут храниться дополнительно в облаке.

Бесплатно пользователь получает 15 ГБ для хранения данных. Остальные варианты оплачиваются по подписке: 

Цены начинаются от $5.40 в месяц. Чем тариф дороже, тем больше объем хранилища и шире инструментарий
Цены начинаются от $5.40 в месяц. Чем тариф дороже, тем больше объем хранилища и шире инструментарий

При подключении дополнительного места Google предоставляет функции по редактированию фотографий, баллы на Google Play и другие дополнительные возможности.

Облачное хранилище используют для хранения информации на сервисе. Если сломается ноутбук и из него невозможно будет вытащить информацию, то сохраненные файлы останутся в облаке.

Кроме того, оформление доступа по ссылке упрощает их передачу другим пользователям. Например, фотографиями с отпуска не нужно делиться через флешку. Загрузив фотографии на диск, вы просто даёте ссылку родным, а они перейдут по ней и увидят файлы, даже если не пользуются сервисом.

Плюсы и минусы

У всех сервисов есть положительные и отрицательные стороны. Рассмотрим плюсы Google Drive:

  • Хранение информации. На Диске хранится информация, которая нужна, дорога или полезна. Например, рабочие файлы, архивы переписок, фотографии, видео и другие.
  • Доступ сторонних пользователей. Файлами с диска делятся пользователи, разрешая доступ. Ссылки для распространения могут быть как на целый диск, так и на конкретные файлы или папки.
  • Совместимость с устройствами. Сервис Google совместим с iOS, Android, Windows и другими. Как в браузерах, так и в качестве дополнительного десктопного приложения.
  • Легкий доступ. Можно отправить ссылку на доступ к приложению, поделиться через почту. Доступные документы или файлы находятся в поисковике на диске.
  • Интеграция с сервисами и инструментами. Диск совмещен с приложениями Google. К нему также подключается любая из 100 интеграций.

Минусы сервиса:

  • Файлы недоступны без подключения к интернету. Есть функция использования документами в офлайн-режиме, она настраивается в зависимости от операционной системы.
  • В бесплатной версии пользователь имеет только 15 гигабайт свободных для заполнения, а в платной — в зависимости от тарифа. Чтобы сохранить объемы данных больше 15 гигабайт нужно подключить подписку.
  • Риск доступа посторонних. Если поделитесь ссылкой для доступа, она может попасть к злоумышленникам, которые могут скачать ваши данные.

Google Drive для работы

Диск существенно упрощает работу. Пользователи:

  • Делятся файлами. Коллеги используют одну и ту же папку для хранения рабочих материалов. Удобно предоставлять доступ для людей.
  • Работают в одном файле. Например, имея файл Google Документ — пользователи могут одновременно просматривать, комментировать и редактировать документ. Эта функция упрощает работу с текстовыми файлами, таблицами и презентациями.
  • Хранят и дублируют информацию. Хранение информации в облаке позволяет иметь доступ к ней с разных устройств. Рабочие или личные файлы будут доступны даже в отъезде, или если необходимо иметь один и тот же файл у себя на персональном компьютере и смартфоне.

Читайте также: Все возможности Google Forms

Как работать с Google Drive?

Диск — многофункциональная программа, простая в использовании. Разберем функции сервиса, которые пригодятся в работе.

Функции Google Drive

В левом верхнем углу находится меню, через которое создают и загружают папки, документы и другие файлы. 

Функции Google Drive

Под кнопкой создания видно:

  • «Мой диск» — навигация по диску.
  • «Компьютеры» — доступные синхронизации.
  • «Доступные мне» — файлы, к которым у вас есть доступ через почту.
  • «Недавние» — файлы, которые вы недавно открывали или загружали.
  • «Помеченные» — документы и данные, которые вы специально отметили звёздочкой.
  • «Корзина» — файлы, которые вы удалили хранятся в этой папке 30 дней и в течение этого времени их ещё можно восстановить, затем они удаляются автоматически.
  • «Хранилище» — показывает все файлы в разнобой, а под ним графа, где отмечено, сколько места на диске занято, а сколько свободно.

Для того, чтобы загрузить файлы есть варианты:

  • Нажать на кнопку «Создать» и выбрать загрузку.
  • Кликнуть правой кнопкой мыши.
  • Перетащить из папки прямо на диск.

В верхней строке находится поисковик по Диску, где вы вводите название файла или проводите расширенный поиск, когда нужно найти файл срочно.  

В верхней строке находится поисковик по Диску, где вы вводите название файла или проводите расширенный поиск, когда нужно найти файл срочно.

При нажатии на иконку справа в поисковой строке выпадают настройки для расширенного поиска, среди которых можно установить: владельца, названия, дату изменения и даже слова, содержащиеся в файле, и некоторые другие вводные.

При нажатии на иконку справа в поисковой строке выпадают настройки для расширенного поиска

Самой популярной настройкой для диска является возможность поделиться с другими пользователями. Это делается двумя основными способами:

  • Можно поделиться по ссылке.

Для этого перейдите к настройкам документа. На Windows это можно сделать нажав правой кнопкой мыши. Если вы установили приложение, то нажмите на три точки справа от названия файла.

Самой популярной настройкой для диска является возможность поделиться с другими пользователями.

В меню появится строчка «Получить ссылку», после нажатия на которую всплывает окно «Предоставьте доступ пользователям и группам». Ниже вы нажимаете на вариант «Доступ ограничен» и выбираете другой: «Доступные пользователям у которых есть ссылка». Теперь можете скопировать ссылку и делиться ею.

Если это документ или таблица, то справа также можно выставить вариант о характере взаимодействия для будущего пользователя. Он имеет право просматривать, комментировать или редактировать файл, который доступен по ссылке.

Можно также предоставить доступ к документу, если документ уже открыт. Это делается в «Настройки Доступа». То же самое относится к фотографиям, папкам и другим файлам. Для этого:

  1. Нажмите на «Настройки доступа».
  2. Далее на «Доступ ограничен» и выберите «Все, у кого есть ссылка».
  3. Нажмите «Готово».
Можно также предоставить доступ к документу, если документ уже открыт.

Далее выберете роль пользователя, которому предоставляете доступ: читатель (только чтение), комментатор (только добавление примечаний), редактор (любые изменения).

Далее выберете роль пользователя, которому предоставляете доступ: читатель (только чтение), комментатор (только добавление примечаний), редактор (любые изменения).
  • Можно дать доступ по почте.

Другой вариант доступа к тем же файлам — по почте. Для этого:

  1. Зайдите в настройки документа и выберите: «Открыть доступ». После этого высветится окно предоставления доступа.
  2. Введите в строке почту того, кому желаете предоставить доступ к файлу.

Как и с доступом по ссылке — есть возможность предоставить разный уровень доступа к документам или таблицам.

Можно выслать уведомления для пользователя на почту и добавить в него сообщение. У пользователя же этот документ будет отображаться во вкладке основного меню: «Доступные мне».

Можно выслать уведомления для пользователя на почту и добавить в него сообщение. У пользователя же этот документ будет отображаться во вкладке основного меню: «Доступные мне».

Это основные функции, которыми пользуются для работы с Гугл Диском. Индивидуальные настройки зависят от типов файлов, которые загружены на диске.

Быстрые клавиши

Кроме основных функций для упрощенной работы у Гугл Диска есть дополнительные фишки.

Например, основные «Быстрые клавиши». Просмотреть весь набор сочетаний клавиш можно в меню настроек, в правом верхнем углу под шестеренкой.

Быстрые клавиши

Самые основные горячие клавиши:

  • Создать Документ — Shift+t
  • Создать Таблицу — Shift+s
  • Создать папку — Shift+f
  • Загрузить файлы — Shift+u

Если нажмёте на объект, выделите его, то горячие клавиши помогут:

  • Открыть — Ввод или o
  • Переименовать — n
  • Предоставить доступ — .
  • Удалить — Delete или #

Преобразование в Google Документы или Таблицы

Кроме горячих клавиш, в настройках есть другие интересные функции. Например, при загрузке документов или таблиц можно поставить настройку, чтобы все эти файлы сразу преобразовывались в Google Документы или Таблицы.

Преобразование в Google Документы или Таблицы

Конвертация из pdf и jpg

Другая не менее полезная функция связана с pdf-файлами и картинками. Их можно конвертировать прямо на диске и менять структуру файла, если это необходимо.

Для pdf нажмите на настройки документа, далее: «Открыть с помощью» и выберите Google Документы. Тогда pdf откроется в формате документа, в него можно будет вносить правки. Документ дублируется и сохраняется в новом формате и не теряется исходник. 

Конвертация из pdf и jpg

Кроме того, эту функцию можно использовать для сканов или фотографий. Если открыть фотографию документа или скан в формате jpg как Google Документ, то он не просто будет доступен в виде документа с картинкой. Текстовая информация с файла будет преобразована в текст ниже самой картинки. Нет необходимости прогонять картинку или скан через программы, как и вбивать текст с листа вручную.

Нет необходимости прогонять картинку или скан через программы, как и вбивать текст с листа вручную.

Другие дополнительные функции можно всегда посмотреть в «Обучении» или в «Справочнике» под иконкой знака вопроса в правом верхнем углу сервиса, рядом с настройками.

Заключение

Google Drive — полезный инструмент, облегчающий совместную работу, особенно с документами и текстовой информацией.

Основное и популярное свойство — делиться загруженными файлами по ссылке. Так можно показывать другим фотографии или предоставлять рабочие документы.

Кроме того, Диск предоставляет множество возможностей работать с документами, таблицами, презентациями и файлами и хранить свои важные файлы в облаке.

Высоких вам конверсий!

blog comments powered by Disqus
Vitamin – сервис для выгодного управления вашей рекламой
  • Все популярные рекламные сети в одном окне
  • Агентское вознаграждение до 16% на личный счет или рекламу
  • Любые дополнительные услуги под ваши потребности
copyright © 2011–2022 Все права защищены
Запрещено любое копирование материалов ресурса без письменного согласия владельца — ООО "Феникс-Маркетинг". ИНН:7725812838, КПП:772501001, ОГРН: 513774619323915280, Москва, ул. Ленинская слобода, д. 19, стр. 1, этаж/пом 3/25