Как известно, интранет — это миниатюрный аналог мировой сети, созданный для обмена и совместного использования информации внутри организации. Но стоит ли маленьким компаниям со стабильным числом сотрудников и упрощенной системой хранения и передачи данных инвестировать в корпоративную сеть? Оказалось, да: со временем они перерастают email, социальные сервисы и файлообменники.
По данным списка «Дизайн интранет-сетей» от Nielsen Norman Group за 2010-2015 год, в штате 12 из 50 лидирующих компаний состояло всего 2 000 сотрудников или даже меньше, а в одной из них, Accolade — лишь 200, и все они пользовались внутренней корпоративной сетью.
Причины, по которым вам может быть нужен интранет
24% списка — не так уж и плохо для небольших компаний, использующих интранет, но куда чаще подобные организации воздерживаются от установки отдельной внутренней сети. Они довольствуются email, Yammer и внешними сервисами по хранению данных, ибо и так все хорошо работает.
Однако с течением времени накапливается все больше информации, и подобные инструменты утрачивают свою надежность. Отсутствие функции расширенного поиска и незнание, кем и когда используется документ, может серьезно навредить продуктивности рабочего процесса.
В то же время, затраты на покупку, установку и обслуживание таких больших сетей, как SharePoint — невыгодны для маленьких компаний. Хотя пять из 12 топовых фирм в списке Nielsen использовали именно SharePoint, есть и более дешевые «готовые» решения, подходящие небольшим организациям.
При этом, какой бы хорошей ни была внутренняя сеть «под ключ» — ни одна из них не идеальна. Для действительно эффективной интрасети нужно учесть все факторы — дизайн, разработку, адаптацию под нужды компании, обслуживание и управление.
Исследовав тысячи корпоративных сетей, Nielsen Norman Group выяснили, что функционал любой сети определяет неизменный стандартный пользовательский опыт. Хотя каждая компания индивидуальна, ни один интранет не будет работать как надо прямо «из коробки». Однако всегда существует возможность приобрести базовую версию ПО с возможностью кастомизации — отличный вариант, без необходимости все менять.
Число сотрудников — только один из факторов, который может влиять на принятие положительного решения об установке интрасети. Даже если у вас всего 25 человек в команде, внутренняя сеть может значительно увеличить продуктивность компании при наличии хотя бы одного из нижеперечисленных факторов:
- множество филиалов;
- значительное количество удаленных сотрудников;
- предполагаемое увеличение штата;
- высокая текучесть кадров;
- слияние или поглощение компании;
- неотлаженная внутренняя коммуникация;
- перегруженная почта;
- непродуманная система размещения важной информации, нормативных документов, данных о клиентах и распродажах, официальных требований, руководств, объявлений и прочего.
Рассмотрим каждый из этих факторов более близко.
Множество филиалов
Когда все члены команды работают в одном месте, формируется определенная корпоративная культура. Она может включать в себя непринужденное общение во время кофе-брейков, общие шутки, обсуждения проектов во время ланчей, а иногда — даже громкие переговоры за стеной.
Но если в компании есть несколько офисов, процесс коммуникации приходится модифицировать. Внутренняя сеть может помочь в решении этого вопроса, предоставив сотрудникам возможность общаться посредством чата или систем управления проектами. (Результаты исследования взаимодействия сотрудников из разных отделов показали, что люди более активно общаются с коллегами со своего этажа. При этом они все еще не видят необходимости устанавливать интранет, даже когда офис компании расположен на нескольких этажах).
Люди обычно со вниманием относятся к своему рабочему пространству и хотят быть в курсе всего, что происходит. Вся информация, касающаяся определенных мест — расписание комнаты для переговоров, меню кафетерия, библиотека — должна быть доступной и актуальной. Корпоративная сеть может помочь найти все эти данные, вне зависимости от того, является ли она персонализированной для каждого сотрудника или общей для целого офиса.
Удаленные сотрудники
Личное общение стимулирует сотрудничество и повышает продуктивность. Лента новостей и другие социальные инструменты хорошо справляются с этой задачей. Но иногда обсуждение конкретного проекта или темы не подходит для оформления в виде сообщений в социальных медиа. Корпоративная сеть делает подобные ситуации более комфортными, обеспечивая легкий и безопасный доступ к дополнительной информации, документам и данным по работающим над проектом сотрудникам.
Например, консультанты Huron Consulting Group часто работали над поиском местоположения клиентов, однако им также была необходима информация и о других консультантах. Внутренняя сеть компании предоставила быстрый доступ к этим сведениям с любой страницы сайта.
Адвокаты и топ-менеджеры Bennet Jones LLP часто работают удаленно, особенно по вечерам, выходным и во время поездок. Интранет помогает им быть в курсе последних судебных решений, нормативов и всего остального — бизнес никогда не стоит на месте.
National Geographic Society настоятельно рекомендовали своим сотрудникам пользоваться мобильной версией корпоративной сети при удаленной работе, во время командировок и даже для общения из разных зданий основного кампуса в Вашингтоне, округ Колумбия. Мобильная версия дает возможность быстрой связи с руководством, доступ к новостям и социальным инструментам.
Увеличение штата
Как правило, недавно пришедшие сотрудники не представляют, как организован рабочий процесс в новой компании. Им необходимо познакомиться с коллегами, изучить привычный ход работы, общие инструменты и терминологию. На выяснение всего этого может уйти слишком много времени, тормозя процесс адаптации.
Интранет помогает быстро и эффективно изучить необходимые данные. В некоторых корпоративных сетях есть специальные разделы справки «Для новых сотрудников» и «Как у нас все работает», помогающие быстрее влиться в рабочий процесс.
Размещенная там информация придает новичкам уверенности в своих действиях, а также упрощает знакомство с другими коллегами. Даже если вы совсем небольшая организация, личное представление каждого нового сотрудника всем остальным может быть довольно утомительной задачей, с которой за вас легко справится интранет.
Высокая текучесть кадров
Когда люди увольняются, их знания и опыт уходят вместе с ними — конечно, если они не задокументированы и доступны к использованию. Если ценные сведения хранятся не только почте и личном компьютере ушедшего сотрудника, или корреспонденция раскидана по различным сетевым дискам — лишь очень замотивированный человек сможет собрать ее воедино и расшифровать чужие рабочие записи.
С интрасетью подобную информацию можно систематизировать и сделать ее доступной всем коллегам в любое время.
Слияние или поглощение компании
Во время слияния или поглощения компании необходимо найти средство по оптимизации рабочего процесса, знакомству с новыми членами команды, удалению дублированных файлов и контактов и коммуникации между всеми сотрудниками.
Привычка пользоваться разными сервисами может вызвать нежелательные конфликты вроде: «Мы и они» или «А мы делаем это по-другому». Объединение рабочих процедур с применением лучших наработок каждой компании — это достаточная причина для создания единой корпоративной сети, способствующей лучшему взаимодействию коллектива без ущерба принципам и целям бизнеса.
CenturyLink, образовавшаяся в результате поглощения USWest компанией Qwest в 2000 году, объединила интранет обеих организаций. Дизайн сети на протяжении нескольких лет постоянно менялся, а база данных и шаблоны документов улучшили общую согласованность сайта. Информационная среда стала еще более доступной, когда любой сотрудник, даже не являясь программистом, смог добавлять в систему новый контент.
В 2010 году CenturyLink, спроектированная под наиболее востребованную пользователями информацию, стала одним из победителей конкурса «Дизайн интранет сетей».
Неотлаженная внутренняя коммуникация
Сотрудникам компании часто нужно место, где они смогут общаться безопасным и надежным способом. Они хотят быть в курсе, чем делятся их коллеги, и обладать инструментами и методами коммуникации о проектах, нормативах, совещаниях, а также возможностью публикации новостей и объявлений.
Все эти вещи помогают сплотить членов команды, вызывая схожие эмоции. Они дают возможность чувствовать себя значимыми — настолько, чтобы руководство посчитало необходимым предупредить их заранее о конкретных событиях.
Многие начинают свой рабочий день с просмотра главной страницы интранет и знакомства с новостями компании и ниши в целом, чтобы «держать руку на пульсе». По правде говоря, чтение корпоративных новостей — это второе по популярности действие, выполняемое пользователями внутренних сетей. (А знаете, какое действие наиболее популярное? Читайте ответ в конце поста.)
Перегруженная почта
При отсутствии общей корпоративной сети, сотрудники часто начинают делать массовую рассылку по любому поводу — от выборов нового президента до обсуждения разных вкусностей на кухне.
Это в корне неправильно, и многие пользователи жалуются на огромное количество таких бесполезных писем. Они отвлекают сотрудников от важных дел, отнимают много времени и часто ведут к стрессу, ведь действительно нужная информация легко может затеряться среди кучи спама.
Именно в связи с этой проблемой один из победителей конкурса на лучший дизайн интранет, Klick Health, разработали для своей компании внутреннюю сеть, состоящую из оптимизированных под каждую задачу инструментов, соответствующую всем требованиям организации и снижающую количество электронных писем.
Юридическая компания Bennett Jones LLP настоятельно рекомендовала своим сотрудникам пользоваться живой лентой интрасети вместо привычных email-сообщений, чтобы все могли читать обсуждения важных случаев, быть в курсе последних изменений в законодательстве, судебных процессов и новых прецедентов. Такую информацию легко найти и она никогда не удаляется.
По отзыву пользователя сети Accolade, интрасеть помогла ему сократить количество отправляемых писем, наблюдать за рабочим процессом других сотрудников, быть в курсе корпоративных новостей и находить нужную информацию, а так же оставаться на связи с коллегами.
Непродуманная система размещения важной информации
Сегодня такие сервисы по хранению файлов как Box, Dropbox, Egnite и Google Drive — весьма популярны и имеют ряд преимуществ. Но не тогда, когда дело касается поиска необходимой и наиболее актуальной информации. Непродуманная система размещения последних нормативных документов, сведений о клиентах, официальных требований, руководств, объявлений и прочего может отнимать слишком много времени и влиять на эффективность компании.
Интранет позволяет этого избежать. Другой пользователь Accolade отметил, что благодаря этой сети он может просто делиться важной информацией: ему больше не нужно отправлять документы или хранить их на локальном сервере — теперь все данные находятся в одном месте. Более того, с интрасетью стало возможным отправлять информацию только определенной группе сотрудников.
Хранение данных в одном месте означает необходимость создать информационную архитектуру (IA) и инструмент поиска. Да, это не быстрый процесс даже для маленьких компаний с небольшим объемом контента, но все же имеет смысл сделать информацию легкодоступной и удобной для поиска.
Вместо заключения
Перед тем, как вы решитесь на создание своей корпоративной сети, проанализируйте имеющиеся у вас инструменты с точки зрения продуктивности и соответствия нуждам компании. Если вы все-таки приняли положительное решение, не основывайте свой выбор на готовых решениях. Определите цели вашей организации, узнайте предпочтения сотрудников, и только после этого переходите к покупке.
Высоких вам конверсий!
По материалам nngroup.comimage sorce notarimattia
