Если численность вашей компании составляет от двух человек и больше, то коммуникация, то есть обмен информацией, является неотъемлемым элементом вашей управленческой деятельности. Ведь информация — это связующее звено всех частей организации. Нарушение коммуникации (ошибки при передаче информации, плохо построенный обмен и пр.) по уровням, например, начальник — подчиненный или отдел продаж — отдел закупок, всегда влечет за собой снижение показателей эффективности работы. И тут одна из ваших основных задач — обеспечить сотрудников не только инструментами или сырьем, но и, самое главное, информацией для качественного выполнения своих обязанностей, а, значит и для повышения прибыли вашего бизнеса.
Коммуникации в организации могут иметь самые разные формы и реализовываться различными способами. Хорошим примером коммуникации является проведение «планерок» (совещаний, «летучек») с сотрудниками. О том, что такое планерка, как и, главное, зачем регулярно собирать работников в одном месте, мы и поговорим сегодня в рамках серии постов по HR в нашем блоге.
Зачем нужна планерка?
«Планерку» можно охарактеризовать как короткое оперативное совещание по обсуждению результатов работы и текущих проблем. Варианты решения этих проблем тоже можно обсуждать, но тогда это будет уже более длительное совещание по конкретному вопросу. А основная цель «планерки» — контроль текущей ситуации и мониторинг актуальных проблем в работе компании.
Разберемся, что говорить на планерке и на какие вопросы вы отвечаете совместно с сотрудниками:
- что получилось сделать вчера (позавчера, на прошлой неделе), почему;
- что не удалось сделать, почему;
- что и как планируем сделать сегодня (завтра, на следующей неделе), какие результаты ожидаем.
Также нужно отметить роль «планерки» в формировании лояльности персонала компании. Лояльность персонала, или, говоря простым языком, верность компании формируется у сотрудников не только и не столько за счет заработной платы и прочих материальных благ (хотя и они, безусловно, играют роль). Лояльность не покупается. Тогда как провести планерку, чтобы ее повысить? Лояльность возникает через правильно выстроенную коммуникацию. Таким образом «планерка» может стать прекрасным инструментом повышения этой самой лояльности.
В ходе «планерки» разрушаются барьеры между отделами компании, снижается разобщенность. Все, что происходит в компании (планы, задачи, проблемы) становится ближе и понятнее каждому работнику, что повышает мотивацию и заинтересованность людей. Ведь если сотруднику неизвестны (непонятны) долгосрочные и краткосрочные цели компании, показатели эффективности ее работы, задачи на ближайшую неделю, это неизбежно ведет к демотивации и, как следствие, ухудшению результатов работы и потери управляемости.
С другой стороны, если вы знаете, как правильно провести планерку, то сотрудники хорошо понимают, что происходит в компании, в каждом отделе, радуются общим «удачам» и достижениям, разделяют (просто разделяют, даже если не решают совместно) проблемы. Именно через такие переживания, которые можно получить на «планерке», и формируется лояльность, командный дух.
Хорошо организованная «планерка» позволяет быстро и эффективно стимулировать персонал на решение ежедневных задач, мотивировать к достижению общих целей. Это один из идеальных инструментов формирования командного духа у сотрудников — в связи с этим надо подчеркнуть, что особенно важно проводить планерки в период введения изменений в компании. Через «планерку» легко получать обратную связь от персонала и корректировать план нововведений.
Признаками эффективности планерки являются ее результаты — что-то спланировали, получили обратную связь, разрешили спорную ситуацию, распространили или собрали новую информацию и т. д. Кстати, бывает, что сотрудники, а иногда и руководители воспринимают «планерку» как потерю времени, но на самом деле так можно сказать только про неэффективную, неверно организованную «планерку». Из этой статьи вы узнаете, как вести планерку так, чтобы она приносила пользу.
Правила организации «планерок»
Во-первых, время начала и окончания должно быть фиксированным и известным заранее всем участникам. Больше чем на 30 минут сотрудников лучше не собирать: работа компании или отдела «встанет». Если фирма небольшая, можно собрать все отделы вместе, если большая — только руководителей отделов (внутренние «планерки» они проведут сами) — так или иначе нужен адекватный подход к составу участников.
Во-вторых, по месту «планерки». Как проводить планерки в отделе продаж, если нет отдельного помещения, переговорной? Можно собирать всех в кабинете руководителя или просто в самом большом кабинете. К слову сказать, если места мало, «планерку» даже лучше проводить стоя — люди не будут «настроены» на долгую беседу: все кратко и четко, по делу.
Кроме того, сегодня есть сервисы, позволяющие проводить совещания и конференции он-лайн (например, Skype). Это хороший вариант, если ваша компания очень большая или ее отделы локализованы в разных географических точках.
В-третьих, как правильно проводить планерки в отделе продаж и насколько часто нужно это делать? Периодичность этого мероприятия может быть разной. В одних компаниях принято «собираться» каждое утро, в других — по понедельникам или в начале и в конце недели. Все зависит от специфики работы компании, интенсивности бизнес-процессов, скорости поступления новой информации и качества связей между отделами.
В-четвертых, как и любую другую эффективную коммуникацию, «планерку» лучше начинать с позитива и позитивом заканчивать. Обсуждать проблемы обязательно нужно, но хорошо, когда «планерка» заканчивается какими-то вдохновляющими словами руководства, призывом к действию («Мы — команда!»).
В заключение подчеркнем, что «планерка», как форма коммуникации внутри организации, является прекрасным способом повысить лояльность ваших сотрудников, сделать их «более верными» компании. А лояльные сотрудники однозначно приносят прибыль, тогда как нелояльные несут только слухи, домыслы и недоверие.
Признание со стороны коллег, похвала начальства, дружелюбная, теплая атмосфера в коллективе — это все «правильная планерка», которая формирует здоровое желание «порвать» конкурентов за свою компанию. Это то, что вам нужно — движение вперед. Так что «планируйте» грамотно — собирайте всех вместе, решайте проблемы и вдохновляйте!
Высоких вам конверсий!
Дарья Хоромская,
руководитель HR-отдела LPgenerator
