Наверняка многие из вас задавались вопросами: эффективно ли работает мой бизнес? Стоит ли вкладывать деньги в рекламу? Если вкладывать, то сколько? Повысить ли зарплаты сотрудникам или же сократить расходы на производство и маркетинг?
Таких вопросов перед собственником компании стоит бесконечное множество, но тут неизменно появляется главная проблема: как оценивать эффективность? На самом деле, все относительно просто. Достаточно собирать корректную отчетность с нужными разрезами (по отделу, по типу расхода, по процессу и т. д.) и использовать понятные коэффициенты или KPI.
Для этого и существует учет.
Два вида учета
Немногие знают о том, что учет на предприятии делится на 2 составляющие:
- Финансовый;
- Управленческий.
Финансовый учет — это наша бухгалтерия, в которую, как правило, многие руководители не вникают, предпочитая аутсорсинг или бухгалтера в штате, и лишь изредка контролируют процесс. Ориентирована она в основном на внешних пользователей: налоговая, пенсионный и прочие фонды.
Управленческий учет — это отчетность для внутреннего пользования, которая отражает реальные операционные цифры. Многие понимают специфику российского бизнеса, где не все сделки проводятся официально, поэтому и существует управленческий учет.
Помимо прочего, сюда входит не только консолидация официальной и неофициальной части бизнеса, но и нефинансовая отчетность. Конверсия, количество сгенерированных лидов, выручка и средний чек, количество уникальных посетителей и т. д. Такие отчеты должны способствовать принятию обоснованных решений и обязаны открывать глаза на многие вещи, ошибочно кажущиеся нормальными и вполне объективными.
В чем проблема?
Но немногие предприниматели в действительности пользуются такими методами, а если пользуются, то порой некорректно. Это связано с тем, что владельцы малого бизнеса (SMB сектор экономики) сваливают задачи по учету на бухгалтеров, либо пытаются вести учет самостоятельно. Но и владельцы, и бухгалтеры, как правило некомпетентны в этом вопросе, так как не имеют релевантного опыта.
Средний бизнес, например, уже имеет финансового директора с планово-экономическим отделом, но многие используемые там методы скорее всего устарели, а задачи наверняка выполняются некорректно.
Что касается корпоративного бизнеса, то в нем выделяются огромные бюджеты на автоматизацию и оптимизацию управленческого учета, об этом даже не стоит и говорить в рамках этого поста.
Наша задача — показать руководителям, как достаточно просто и легко разобраться в управленческом учете и начать менять свой бизнес к лучшему.
Первые шаги
Первое, с чего стоит начать — ввод отчетности. Если у вас ее до сих пор нет, то немедленно начинайте создавать, прямо «здесь и сейчас». В идеале, отчетность должна была появиться уже на этапе формирования идеи бизнеса. Питер Друкер (Peter Drucker) — гуру менеджмента, говорил так: «Ты не можешь управлять тем, что не можешь измерить».
Ввести отчетность достаточно просто: воспользуйтесь бесплатным сервисом Google Docs Spreadsheet и начните выстраивать правильную архитектуру под ваши индивидуальные запросы.
Запомните главное — вам нужно взять все основные показатели, влияющие на бизнес:
Первый показатель — время. Выберите нужные вам периоды времени. Это может быть год, квартал, месяц, неделя, день и даже час. Конечно, чем больше периодов, тем больше возможностей для управления и принятия решений. Сейчас многие компании уже переходят на дневную отчетность. Прошли те времена, когда многие пользовались ежемесячными отчетами. Сейчас время ускорилось, став отдельным фактором успеха. Кто управляет временем, тот управляет будущим. Всегда можно вовремя сориентироваться и принять правильное решение.
Второй важный показатель — доходы и расходы. Собирайте их постатейно, а если сомневаетесь, в какую статью отнести доход или расход, создайте новую. Будьте гибкими, лучше сделать много статей, из которых можно, посредством простых формул, создать расходы по отделам, процессам, сотрудникам и т. д. Это позволит реально оценивать структуру затрат, выручки, и правильно управлять этими показателями.
Третья, самая важная переменная управленческого учета — нефинансовые показатели. Это количество заплативших клиентов или активной базы, число заявок, показатели трафика и его структура, уровень конверсии и многое тому подобное. В чем важность нефинансовых показателей? Казалось бы, они по определению не имеют финансовой оценки, однако есть одно «но». Эти цифры генерируют ваш денежный поток, а вы можете влиять на них.
Вы не можете изменить курс рубля к доллару, если вы не Центробанк РФ, зато можете увеличить трафик, из которого получите больше лидов, а из них — клиентов, оплативших услуги или товар, а это и есть увеличение дохода. Логика проста и понятна.
Отчетность
Существует достаточное количество форм отчетности. Пример управленческой отчетности одной из компаний:
Но обычно в своей деятельности грамотные специалисты используют три вида:
1. Баланс предприятия (BS — Balance Sheet)
2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ, P&L — Profit & Losses)
3. Отчет о движении денежных средств (ОДДС, Кэшфлоу, CF — Cashflow)
Интересно, что эти концепции пришли из бухгалтерии, и по сути они являются формами №1, 2, 3 финансовой отчетности предприятия. Однако, работают с такой информацией специалисты, ведущие управленческий учет. Они собирают отчетность всех аффилированных предприятий: как официальную, так неофициальную, в единое целое, после чего оценивают эффективность и результаты всего бизнеса.
По той же схеме работают многие банки, лизинговые фирмы, инвестиционные компании, службы безопасности корпоративных компаний. Они рассматривают не только официальную отчетность, но и неофициальную, так как понимают специфику ведения бизнеса в России.
Здесь нужно правильно понимать все источники доходов и расходов.
1. Баланс (Форма №1) — это отчетность, позволяющая увидеть структуру активов и пассивов. Активы — это средства, генерирующие денежный поток компании. Это могут быть основные средства, которые мы постоянно используем, могут быть оборотные средства, которые мы используем один раз в своей деятельности. А также пассивы — это источники финансирования активов. Это могут быть как собственные средства, так и заемные.
По данной форме можно оценить финансовую устойчивость компании; ликвидность, то есть, способность оборачиваться в денежные средства (и с какой скоростью).
Также можно оценить структуру и деятельность предприятия.
Баланс предприятия
2. Отчет о прибылях и убытках (Форма №2). Или отчет о финансовых результатах . Данная форма отчетности позволит понять, работает ли компания с прибылью или с убытком, оценить деловую активность и такие показатели, как EBIT, EBITDA, и т. д.
Отчет о прибылях и убытках
3. Отчет о движении денежных средств (Форма №3). Кэшфлоу позволяет понять, хватит ли денег у предприятия для того, чтобы вовремя платить по счетам. А также даст возможность рассчитать дефицит денежных средств.
Отчет о движении денежных средств
Эти формы являются основой управленческого учета. Составить такую отчетность достаточно проблематично, но возможно. В любом случае, информация собирается и обрабатывается вручную, если вспомнить ту же бухгалтерию, после чего она переводится из обычных отчетов в специализированные, которые приведены выше. А если автоматизация процесса возможна, то однозначно следует внедрить такие технологии.
Внедрив следующие формы отчетности, вы получите:
- Четкое и ясное понимание состояния компании;
- Упрощение принятия управленческих решений для необходимых изменений.
Как правило, такая отчетность ведется в 1С или иной программе для управленческого учета, которая может выгрузить данные за период. Однако такие программы не занимаются финансовым анализом, и тогда отчетность нужно будет переносить в совершенно иной софт. В следующей серии постов мы расскажем, как эффективнее работать с отчетами через программы или вручную.
Вместо заключения
Помните, что отчетность должна присутствовать у каждого предпринимателя. Вести бизнес «вслепую», не зная общего состояния компании — это катастрофа. Часто, заострив внимание на чем-то одном, мы не можем увидеть картину в целом, а ведь с этими простым и понятным инструментами мы можем управлять эффективностью компании и обеспечивать устойчивый рост.
Не откладывайте управленческий учет, возьмите под контроль процесс создания отчетности, не поручайте его исключительно другим людям. Вы — управленец, и только вы знаете все процессы бизнеса. Привлекайте грамотных людей, разбирающихся в вопросе, контролируйте процесс внедрения управленческой отчетности, не стесняйтесь спрашивать о каждой детали, формуле, графике. Вы отвечаете за бизнес, и в конечном итоге вы пострадаете больше всего, если будете основываться на недостоверных данных.
После того, как структура будет выстроена, поручите ведение управленческого учета штатному сотруднику, а сами контролируйте, получайте достоверные отчеты и развивайте бизнес, основываясь на правильных данных. И самое главное: никогда не останавливайтесь в развитии управленческого учета, постоянно отшлифовываете модели и статистику. Под влиянием рынка процессы меняются постоянно, и стратегия учета также должна быть гибкой.
Высоких вам конверсий!
Виктор Оксенчук,
Финансовый аналитик LPgenerator
Image source: Davide Filippini
