Вы наверняка работаете с удаленными сотрудниками или фрилансерами. Кто-то настраивает контекстную рекламу, кто-то занимается SEO или делает лендинги. Некоторые специалисты — в основной команде, а других надо привлекать время от времени. И каждому надо поставить задачу и сделать так, чтобы ее безошибочно выполнили.
Давайте посмотрим, как можно сэкономить кучу времени на делегировании задач, обходясь минимальными средствами и простыми инструментами.
Три принципа делегирования
Делегирование — это не просто «утром приказал, вечером проверил». Руководителю нужно:
- донести суть и сформулировать задачу верно, понятно и исчерпывающе;
- добиться точного выполнения задачи;
- и при этом не потратить все рабочее время на контроль за исполнением и исправление ошибок.
Эти пункты и по отдельности сложно выполнить (особенно третий), а уж все и сразу — мечта. И это проблема.
В офисе проблема стоит не так остро. Личная коммуникация все упрощает. Даже новенький специалист быстро схватывает суть работы и меньше ошибается, если в любой момент может обратиться за помощью к коллеге или руководителю «вживую».
А вот на удаленке не так. Общение ограничено: Скайп не заменит живого разговора. Нельзя выйти на перекур и обсудить пару мелких непонятных моментов.
Приведу в пример нашу digital-студию. Когда мы начали расширяться и наняли несколько удаленных специалистов — сразу столкнулись с тем, что контроль за выполнением отъедает почти все время. Вместо роста, масштабирования, новых интересных проектов — сплошная рутина и нервотрепка. Пришлось это исправлять.
Зона ответственности и взаимодействие
Чтобы делегировать задачу, надо выполнить два минимальных условия:
- Установить четкие критерии ее выполнения. В интернет-маркетинге полно подходов, стратегий и методик. Не факт, что удаленный сотрудник сразу поймет ваши требования. Ведь провести SEO-аудит или настроить рекламную кампанию в Яндекс.Директе можно по-разному.
- Использовать эффективные средства коммуникации. Скайпа для этого недостаточно. Понадобится CRM- или ERP-система, удобный онлайн-органайзер или сервис для работы над проектами.
Чтобы обеспечить первое условие, мы используем систему чек-листов. В качестве средства коммуникации выбрали один из таск-мессенджеров. И вот как все это работает.
Как работают чек-листы
Чек-лист — штука обманчиво простая. Настолько простая, что ее не воспринимают всерьез. Это напрасно — если наложить чек-листы на реальные рабочие процессы, получите универсальный «регулятор задач».
- В чек-листах можно прописать алгоритм действий почти для любой задачи. Например, для анализа нового продукта, создания публикаций или проверки юзабилити сайта. Сотрудникам не придется держать в голове, как и что делать. Руководителям будет проще проверить качество работы. А если что-то идет не так — понять, на каком этапе затык и как его исправить.
- Использовать чек-листы просто: отправляйте их сотрудникам при постановке задач. Надо собрать семантическое ядро? Прикрепите соответствующий чек-лист с примечанием, что работать надо строго по нему. То же самое — для других задач.
- Применять чек-листы лучше системно. Для этого нужно прописать все процессы, которые проходят по определенным алгоритмам. Таких «однообразных» задач всегда много. Даже в самой интересной сфере рутины больше, чем креатива. Вот и автоматизируйте рутину!
Вот так выглядит наша карточка нового клиента. Посмотрите — по сути, она состоит из нескольких чек-листов, объединенных в одно целое.
Часть карточки клиента. В карточке — данные по продукту и состоянию сайта (в техническом плане, со стороны юзабилити и SEO)
Главное — чтобы у вас уже были наработки и принципы работы, выведенные на практике. Если вы только выходите на рынок, попробуйте использовать готовые чек-листы: по техническому аудиту, аудиту продукта, анализу юзабилити сайта.
Чек-листы удобно составлять в Google Таблицах. Там они не потеряются, а у специалистов будет к ним доступ с любых устройств.
Точные инструкции
Инструкции описывают рабочие процессы более подробно и развернуто, чем чек-листы. Они убирают неопределенность и доносят до удаленщиков принципы работы в вашей команде.
Инструкции работают на всех уровнях. «Общие» инструкции описывают, как вообще у вас все устроено и что надо делать, чтобы все продолжало работать. Пример — редакционная политика СМИ:
Но в основном инструкции регулируют отдельные процессы. Например, порядок проверки и сдачи проекта. Писать инструкции по каждой мелочи бессмысленно, но для всех важных процессов их надо составить.
CRM-системы, таск-мессенджеры или органайзеры
На рынке полно CRM для совместной работы над проектами и задачами. Но CRM не всегда удобны — для небольшой команды они излишни по функционалу и цене. Поэтому есть смысл поискать более легкие решения.
Есть хорошие бесплатные варианты: Trello, Wunderlist. В этих сервисах можно организовать совместную работу, добавлять чек-листы, создавать проекты.
Пример работы с Wunderlist — ставим для сотрудников задачи, руководствуясь чек-листом
Хорошо показывают себя таск-мессенджеры — тот же Rovertask. Там можно собрать всех работников, распределить их по группам и каждой группе выдавать задания. Обсуждайте задачи во внутреннем чате, если нужно — подключайте к обсуждению клиентов. Мессенджер распознает чек-листы и на их основе сам формирует задачи.
Загружаете лист в формате документа Excel — и каждый пункт отображается как отдельная подзадача
Альтернативные сервисы для работы с задачами — JoDo, Asana, Pyrus.
Отдельные сервисы — не панацея. Если вы в компании используете крупную CRM-систему вроде Битрикс24 или Мегаплан, создавайте чек-листы там.
Как организовать работу
С удаленными сотрудниками система почасовой оплаты работает не очень. Проще оценивать каждую задачу и платить за ее выполнение. Вы ставите задачу, сотрудник получает инструкции и чек-листы, а затем выдает результат.
Если это вам не подходит — придется отслеживать реальное рабочее время. Здесь помогут специальные программы-трекеры. Они показывают, какими программами и приложениями пользуется сотрудник, сколько времени тратит на работу и личные дела. Самые функциональные трекеры:
- CrocoTime;
- ТаймДоктор;
- Bitcop.
Смотрите на отчетность. При любом раскладе надо отслеживать результаты работы — промежуточные и окончательные. Разбейте задачу на этапы и требуйте отчетов по каждому из них. Система ежедневных отчетов тоже хорошо работает.
Вмешивайтесь лично. Даже если у вас полно инструкций и чек-листов на каждый рабочий случай, а в CRM-системе или мессенджере проставлены сроки и ответственные — нельзя пускать работу на самотек. Не получится автоматизировать работу до такой степени, чтобы она выполнялась сама собой без вашего участия. Интересуйтесь ходом дел. Спрашивайте у исполнителей, что у них уже получилось, какие возникли сложности, укладываются ли они в срок.
Простые решения всегда выигрывают
Работать с удаленными специалистами сложно. Пока команда не сработается идеально, все равно будут возникать мелкие недопонимания. Но это не критично. Главное — не увязнуть в рутине. Для этого необязательно выпускать внутренние инструкции и перебирать десятки сотрудников в поисках самого понятливого. Система грамотно составленных чек-листов плюс подходящий канал коммуникаций — и проблема решена.
Попробуйте начать с простого. А уже потом можно протестировать другие инструменты и подходы, если понадобится.
Автор Андрей Кожевников — руководитель digital-агентства Solvintech
