ERP-системы: что это, как работает и зачем внедрять в бизнес

Вывод: ERP в бизнесе как крейсер, а CRM — как катер. Если цель ИП или малого бизнеса автоматизировать только продажи, нужна CRM. Если бизнес средний или крупный, тогда берут ERP: она автоматизирует и продажи, и склад, и производство, и логистику и другие отделы.

Из чего состоит ERP-система?

ERP-система состоит из модулей, то есть небольших программных частей. При внедрении системы бизнес собирает свою ERP из тех частей, которые нужны конкретно ему. Например, можно подключить производство и склад, а потом, если надо, добавить логистику.

Бизнес собирает из разных модулей тот программный пакет, в котором он нуждается конкретно сейчас, а за лишнее не платит

Модули объединены базой данных — общим файловым хранилищем. В него попадают все договора, архивы, расчеты бизнеса. Например, кладовщики могут в любой момент зайти и посмотреть документооборот закупщиков.

Третий компонент ERP — это платформа, то есть программная среда, интерфейс, внутри которого сотрудники работают, выполняют операции, вызывают функции. У разных вендоров ERP-платформа выглядит и устроена по-разному.

Ниже мы кратко рассмотрели базовые модули, которые есть в любой ERP-системе.

Финансы

В модуле ведут финансовый анализ, оценивают текущую финансовую ситуацию, создают и хранят отчеты, документы, квитанции. Бухгалтеры проводят сверки, составляют бюджеты, проводят консолидацию. Казначеи управляют ликвидностью, движением денежных средств, долгами. Финансисты — контролируют платежи по заявкам и взаимодействуют с банками.

Управление персоналом

В модуле работают кадровики. Заносят данные о навыках менеджеров, планируют, кому какое обучение провести, ведут воинский учет, учет движения кадров, заработных плат. Еще считают рабочее время, выписывают наряды, оформляют командировки.

Закупки

С модулем работают закупщики. Выбирают поставщиков, закупают материалы и услуги, создают контракты на поставки, анализируют и прогнозируют спрос на разные позиции, чтобы на складах не было избытка или недостатка.

Продажи

Модуль используют менеджеры по продажам. Собирают в нем клиентскую базу, ведут сделки, отслеживают план продаж и нагрузку сотрудников. Модуль сохраняет историю покупок, позволяет создавать воронки продаж. Есть различные автоматизации, которые избавляют менеджеров от рутины — например, рассылки, заполнение договора, закрытие сделки.

Производство

Предназначен для организации производственного процесса. В модуле формируют производственные планы, организовывают межцеховое управление — то есть цех производит не рандомное количество продукции, а ровно столько, чтобы удовлетворить спрос. Через модуль контролируют, как сотрудники выполняют работу.

Склад

Модуль помогает спланировать движение товаров. В модуле кладовщики ведут остатки, управляют раскладкой товара по местам хранения, сборкой, перемещением и разукомплектацией товара.

Преимущества и недостатки ERP-системы

Преимущества

• Экономия на поддержке, обучении и лицензиях. Когда у бизнеса десяток разных систем учета, приходится платить за каждую лицензию, саппорт, обновления.

С ERP вы платите одному вендору разово за внедрение и обучение, а саппорт можете организовать своими силами внутри штата. Что еще важно — можно подключать не все модули, а начать, например, с финансов и производства. Потом, когда появится необходимость, подключить остальные.

• Работающие регламенты. ERP работает по бизнес-процессам, поэтому после внедрения в работе становится больше порядка. Четко прописано, кто, за что отвечает, в какой последовательности делает дела.
• Доступ к любым данным в любой момент. Можно за секунду сформировать отчет, аналитику и статистику, выгрузить тенденции и прогнозы. Данные в базе ERP обновляются в режиме реального времени.
• Улучшенное обслуживание клиентов. Клиентскому отделу не надо вручную собирать данных и строить реестры — ERP делает это автоматически. Плюс история обращения клиента всегда перед глазами — можно сформировать для него индивидуальное предложение.
• Совместная работа. Сотрудники без труда могут обмениваться данными, так как по сути работают внутри одного программного обеспечения.
• Масштабируемость. Если у бизнеса появляются новые отделы, не надо искать на рынке новое ПО, а просто добавляете очередной модуль ERP. Модуль встраивается в уже существующее ПО и базу данных.

Недостатки

• Цена. Лицензия ERP может стоить десятки тысяч долларов и даже выше. Еще компании придется платить за саппорт, пока собственные ключевые пользователи не разберутся, как работает система.

Плюс нужно будет заплатить за настройку ERP под особенности бизнеса — берут почасово, выходит недешево. Общие траты достигают миллионы рублей, такое по карману не каждому предприятию.

• Срок внедрения. На внедрение ERP выделяют полгода-год, а особо крупные предприятия — до пяти лет. Это связано с тем, что бизнес сначала должен пересмотреть работу отделов, прописать регламенты, бизнес-процессы, навести порядок в системах учета.

Еще надо составить и согласовать десятки ТЗ, все настроить, раздать роли, протестировать и обучить персонал. Однако внедрение ERP происходит поэтапно, поэтому уже спустя 3–4 месяца фирма может работать в бета-версии одного из модулей системы.

Как внедрить ERP без убытков: типичные ошибки и как их исправить 

Ошибка 1. Бизнес-процессы только на бумажке

Если в компании нет бизнес-процессов — то есть заранее определенного порядка выполнения работы, ERP только навредит. Работа в системе строится на базе регламентов, в которых указано, какой сотрудник, что делает, в какой последовательности и за какое время.

Если сегодня договор оформляет бухгалтер, завтра — менеджер, послезавтра подхватывает руководитель, в ERP такой бизнес-процесс не добавить. Работать ничего не будет.

Как исправить: упорядочить бизнес-процессы. Нужно прописать регламенты, выдать должностные инструкции, назначить ответственных, а каждую часть работы описать пошагово с учетом времени. Все это должно ежедневно выполняться сотрудниками. Тогда ERP подхватит процесс и автоматизирует уже существующие порядки.

Ошибка 2. При внедрении не учли старое ПО

Когда внедряют ERP, как правило, все старое ПО сносят. Такое решение не всегда верное. Если ERP не может заменить часть старых систем учета, а вы их снесете, данные потеряются, бизнес-процессы нарушатся, а сотрудники не смогут выполнять работу.

Как исправить: не сносить ПО, которое ERP не может заменить, а интегрировать его с системой.

Ошибка 3. Не заложили в бюджет дополнительные траты

Любое долгое внедрение может пойти не по плану, из-за чего нарушаются сроки, затраты растут, приходится отказываться от каких-то модулей и урезать саппорт.

Как исправить: заложить в бюджет больше денег. Точную сумму не посоветуем — это надо обсудить с консультантами. Хорошо, если у них есть смета, где вся работа указана на 10–15% дороже. Удобно прикинуть, во сколько может обойтись внедрение при неудачном раскладе.

Ошибка 4. Сотрудники саботируют систему

ERP внедрили, а сотрудников не обучили. Получилась такая ситуация: ERP номинально у бизнеса есть, но по факту никакого вклада в развитие не вносит, потому что никто в нем не работает.

Как исправить: обучить коллектив работе в ERP без жестких дедлайнов. Обучение нужно проводить по запросам коллектива. Например, отдел не понимает, как закрывать заказы на поставку. Значит, вебинар и инструкции делаете именно на эту тему.

Еще должен быть быстрый саппорт. Если поддержка отвечает сутками, пропадает с радаров или отправляет читать базу знание, это усиливает нежелание сотрудников работать в ERP.

Ошибка 5. В компании нет ответственного за внедрение

То есть формально он может быть, но по факту занят текущими делами и не участвует во внедрении либо плохо разбирается в болезненных местах компании.

Как исправить: назначить ответственным сотрудника, который давно работает в компании и знает предприятие изнутри. Что важно, он должен быть мотивирован, должен согласовывать проектные решения внутри предприятия и развернуто отвечать на вопросы интеграторов.

Ошибка 6. На выходе получили не то, что ожидали

Бывает, проект по внедрению выполнен и пришло время принимать работу, но бизнес заявляет, что ERP работает не так, как ему надо. Но разработчики ссылаются на ТЗ, а правки готовы вносить за дополнительную плату.

Как исправить: в момент составления ТЗ требуйте полную детализацию всех элементов системы. Узнавайте, не может ли вендор разработать прототип или показать системы других заказчиков. Замечания по прототипам лягут в основу вашего ТЗ. Оно получится полным, четким, подробным.

И даже если ТЗ уже составили, а оно непонятно или что-то прописано общими словами и терминами, попросите расшифровывать. Не подписывайте ТЗ, пока досконально не поймете в нем каждую строчку.

Ошибка 7. Выбрали ERP, когда хотели наладить другое

В первую очередь ERP должна автоматизировать те процессы, которые приносят бизнесу прибыль, например производство, перевозки, закупки. Тогда система окупится.
Если бизнес хочет автоматизировать отделы, которые к прибыли отношения не имеют, будет провал. Ресурсов потратите много, а окупаемости не увидите.

Как исправить: разобраться, что надо автоматизировать через ERP и зачем. Если надо автоматизировать только продажи, возможно, хватит и CRM. По цене дешевле, а по внедрению проще. Или надо автоматизировать кадры — тогда нужен HRM.

Ошибка 8. На презентации ERP не задали уточняющие вопросы

Презентация ERP прошла хорошо, но после внедрения системы ожидания не совпали с реальностью.

Как исправить: просите полную информацию о функциональных возможностях, инструментах и опциях ERP. Например, пусть консультанты покажут технические документы и инструкции. Изучите и попробуйте прикинуть, насколько это вам поможет.

Хорошо, если есть возможность попробовать систему. Потыкать кнопки и пройтись по цепочке конкретных бизнес-процессов, посмотреть изнутри, как все работает. Отметьте, что удобно, что нет, спросите можно ли это поменять и сколько будет стоит.

Шпаргалка по ERP — что надо запомнить?

• ERP-система — это программный пакет из модулей. Используют, чтобы управлять всеми отделами предприятия централизованно.
• Если предприятие работает без регламентов, отчеты строят месяцами, а склад, производство и логисты не могут работать сообща, пора переходить на ERP.
• У каждого отдела свой модуль, то есть кусочек программы. В нем сотрудники планируют закупки, логистику, движение ТМЦ, формируют отчеты. При этом данные попадают в единую базу.
• Среди недостатков ERP — цена: может достигать 2–3 миллионов рублей и выше. Плюс время: внедрение длится год-два, а иногда и до пяти лет.
• Чтобы внедрение окупилось, надо провести подготовительную работу: составить подробные ТЗ, выбрать ответственного за внедрение, проанализировать, какие отделы надо автоматизировать в первую очередь, и др.
• Надо внимательно отнестись к финансовому вопросу. Внедрение может пойти не по плану. Тогда понадобятся дополнительные деньги. Хорошо, если они уже заложены в бюджет.

Высоких вам конверсий!