Практический online-курс

Важность Vs срочность: как правильно расставлять приоритеты?

Важность Vs срочность: как правильно расставлять приоритеты

Бронни Вэр (Bronnie Ware) на протяжении многих лет была медсестрой в отделении паллиативной терапии. Вэр заботилась о пациентах в последние 12 недель их жизни. Впоследствии она составила список из пяти сожалений, о которых она слышала от пациентов чаще всего:

  1. Мне жаль, что у меня было недостаточно храбрости для того, чтобы принимать решения исходя из собственных желаний, а не ориентируясь на мнение окружающих
  2. Мне жаль, что я работал недостаточно усердно
  3. Мне жаль, что у меня не было смелости, чтобы открыто выразить свои чувства
  4. Мне жаль, что я уделял друзьям слишком мало времени
  5. Мне жаль, что я не позволял себе быть по-настоящему счастливым

Каждый день люди сталкиваются с сотнями самых разных задач. Генеральный директор Evernote Фил Либин (Phil Libin) выделяет два типа таких дел:

  1. Срочные задачи — дела, специфика которых не позволяет отложить их на более позднее время. Примером может служить необходимость принять важный звонок или отправить срочный email.
  2. Важные задачи — дела, не требующие сиюминутных решений, но способствующие достижению долгосрочных целей. К этому типу задач относится, к примеру, поиск помещения для кафе, которое вы хотели бы открыть в будущем.

Дуайт Эйзенхауэр как-то сказал: «Важные дела редко бывают срочными, а срочные дела редко бывают важными».

Нескончаемый поток срочных задач может просто-напросто перекрыть вам путь к задачам важным. Но что вы можете сделать, чтобы не допустить подобного сценария?

Используйте матрицу решений

Матрица решений является простым и эффективным инструментом, помогающим расставить приоритеты:

Матрица решений

Источник

В левом верхнем квадранте матрицы располагаются важные и срочные задачи (пример: разрешение кризисной ситуации в компании).

Правый верхний квадрант включает в себя задачи, которые являются важными, но при этом не требуют срочного выполнения (пример: составление долгосрочного плана развития фирмы).

Левый нижний квадрант, напротив, содержит срочные, но не слишком важные задачи (пример: выбор блюда в ресторане).

Наконец, в правом нижнем квадранте находятся задачи, которые не являются ни важными, ни срочными (пример: прокачка героя в одной из MMORPG).

Очевидно, что выполнение задач из четвертого квадранта матрицы является наименее продуктивным способом потратить время. Понятно также, что в первую очередь следует разбираться с делами, сочетающими в себе важность и срочность. Вопросы возникают в тот момент, когда перед вами встает выбор: направить усилия на выполнение важной, но не слишком срочной задачи, или же отдать приоритет срочной, хотя и не слишком важной задаче.

В большинстве своем люди в подобных ситуациях ставят на первое место неотложные дела. Как итог, выполнение важных задач отодвигается на неопределенный срок.

Пабло Пикассо говорил: «На завтра стоит откладывать лишь то, что можно было бы бросить незавершенным и умереть без сожалений». Если вы считаете какую-то задачу действительно важной, отсутствие четких сроков ее выполнения не должно становиться препятствием на вашем пути.

Сделайте важное дело срочным

Вы раз за разом откладываете важную задачу на потом? Лишите себя такой возможности, установив крайний срок выполнения этой задачи.

Если вы давно мечтаете записаться в спортзал или начать учиться играть на саксофоне, попробуйте поставить себя в более жесткие условия, установив срок, в течение которого вы должны будете сделать шаг к своей цели.

Речь идет о масштабной задаче? В таком случае, есть смысл разделить процесс ее выполнения на несколько этапов и установить крайние сроки для каждого из них.

Придайте крайним срокам вес

Необходимо понимать, что сами по себе временные границы еще не являются эффективным триггером. Если вы решили, к примеру, что с завтрашнего дня начнете совершать утренние пробежки, ничто не помешает вам передумать в последний момент. А что, если завтра вы должны внести арендную плату за жилье? Вероятно, вы сделаете это, поскольку конфликт с владельцем жилья, а тем более судебное разбирательство вряд ли входит в ваши планы.

Проблема искусственных крайних сроков заключается в том, что изначально они ничем не подкреплены. Как же вы можете исправить ситуацию?

Расскажите о своих планах другим людям

Если о сроке, который человек отвел на выполнение той или иной задачи, известно только ему самому, он рискует обмануть только собственные ожидания. Поведав о своих планах другим людям, вы получаете дополнительный стимул к активным действиям.

Художник, публично объявивший дату проведения своей выставки, вероятно, приложит максимум усилий для того, чтобы закончить последнюю картину к назначенному сроку.

Впрочем, ограничивая себе пространство для маневра, важно проявлять осторожность. Поставив себя в слишком жесткие условия, вы будете испытывать психологическое давление, которое может стать серьезным препятствием на пути к цели.

Назначьте себе наказание за невыполнение задачи в срок

Важные, но несрочные задачи часто откладываются в долгий ящик просто потому, что негативные последствия их невыполнения не кажутся существенными. Впрочем, ничто не мешает вам «поднять ставки». К примеру, вы можете дать вашему другу определенную сумму, и попросить его перечислить деньги в пользу одного из конкурентов вашей любимой футбольной команды, если вы не выполните поставленную задачу в оговоренный срок.

Убедитесь в том, что представление работающих вместе с вами людей о срочности задачи совпадает с вашим

Если один из членов команды не желает считаться с крайними сроками, работа остальных ее членов может пойти насмарку. Именно поэтому так важно синхронизировать усилия людей, совместно работающих над тем или иным проектом.

Не дайте себе забыть о задаче

Срочные задачи зачастую напоминают о себе сами. Важные задачи в большинстве своем лишены данной «функции».

Боитесь, что можете забыть о важном деле? Оставьте записку с напоминанием на своем рабочем месте или сделайте соответствующую отметку на календаре.

Заключение

Разумеется, полностью отказаться от выполнения срочных задач попросту невозможно. Однако если в какой-то момент поток неотложных дел на время ослаб, и вам наконец представился шанс заняться чем-то действительно важным, вы просто обязаны воспользоваться такой ситуацией.

Высоких вам конверсий!

По материалам: pickcrew.com, image source: PhotosNormandie 

17-05-2015

Продающие лендинги от отдела
дизайна LPgenerator

Используем технологии:
4U, AIDA, ХПВ, психология влияния Р. Чалдини, управление взглядом
  • 4U
  • AIDA
  • ХПВ
  • психологии влияния Р. Чалдини
  • управления взглядом
  • нейромаркетинг
Готовность от 7 дней
blog comments powered by Disqus
copyright © 2011–2017 by LPgenerator LLC. Все права защищены
Запрещено любое копирование материалов ресурса без письменного согласия владельца — ООО "ЛПгенератор".