Все мы хотим как можно более эффективно тратить свое время, но это может оказаться сложной задачей, особенно если у вас огромный список запланированных дел. Как же понять, какие из этих дел наиболее важные? Некоторые эксперты в области тайм-менеджмента рекомендуют сначала «съесть лягушку», то есть начать с самой неприятной для вас деятельности. Другие советуют придерживаться «правила двух минут» и делать в первую очередь то, что занимает меньше двух минут.
Но если ни один из предложенных методов не кажется вам эффективным, то в этой статье представлена другая методика: «Анализ результата и затраченных усилий» (Impact vs Effort Analisys). Перед тем, как приступить к выполнению какой-либо задачи, спросите себя: «Сколько усилий потребуется для выполнения данной задачи, и какого мгновенного результата удастся добиться?»
Воспользовавшись данным методом, вы сможете быстро определить, какая из стоящих перед вами задач поможет вам получить быстрый результат за короткое время. Например, если ваш почтовый ящик полон непрочитанных писем, а вам нужно написать пост для блога, что стоит сделать сначала?
Хотите правильно расставить приоритеты в списке ваших дел? Если у вас есть пара минут свободного времени, то проведите анализ результата и усилий, следуя нескольким простым шагам, описанным ниже.
Как провести анализ результата и усилий?
1. Составьте список дел
Составьте список, состоящий из 5-10 наиболее важных для вас задач, которые нужно выполнить в течение дня. Исследования показали, что если мы записываем наши задачи, то вероятность, что мы выполним их — значительно увеличивается. Когда у человека есть четкий список запланированных дел, то он не тратит время, раздумывая о том, что же ему нужно делать дальше. Ниже представлен пример списка дел:
Список дел на 01.12.2016
1. Проверить почту
2. Написать пост для блога
3. Составить план
4. Отредактировать вчерашние посты
5. Связаться с директором по продажам
6. Убраться на рабочем столе
2. Выполните сортировку задач по результату и усилиям
Просмотрите составленный вами список дел и выполните сортировку по результатам и усилиям. В результате такой сортировки вы поймете, какие из поставленных задач являются ключевыми. Перепишите ваш список дел заново с учетом результатов анализа:
В результате, вы увидите, что все ваши задачи делятся на 4 типа, которые можно представить в виде квадрата, изображенного ниже:
Q1: Высокий результат, мало усилий
Q2: Высокий результат, много усилий
Q3: Низкий результат, мало усилий
Q4: Низкий результат, много усилий
3. Начните с тех задач, которые приводят к высокому результату и требуют мало усилий
Сконцентрируйтесь сначала на выполнении результативных задач, требующих небольших усилий. Таким образом, вы начнете день с успеха, и вам будет легче выполнять задачи, требующие существенных усилий. Исследования показали, что, выполняя множество маленьких целей, нам легче выполнять более сложные и трудозатратные задачи.
4. Приступайте к задачам с высоким результатом, но требующим значительных усилий
Эти задачи покажутся вам более сложными, но их будущий результат означает, что выполнить их нужно чем скорее, тем лучше.
5. Сконцентрируйтесь на задачах с низким результатом и требующих незначительных усилий
После сложных и высокорезультативных задач пора переключиться на цели с низким результатом, которые, не требуют значительных усилий. Например, в это время неплохо было бы просмотреть почту или навести порядок на рабочем столе. Выполнение таких целей – это маленькие, но легкие победы, которые настроят вас на достижение большего результата.
6. Обратите внимание на задачи с низким результатом, требующие значительных усилий
Время от времени появляются задачи, результат которых незначителен, однако, чтобы их выполнить, потребуется много усилий. Лучше время от времени заставлять себя заниматься таким делами, чем откладывать их в долгий ящик и потом выполнять их все разом. Таким образом, вы не будете терять на них драгоценное время и займетесь выполнением задач с высоким результатом.
Ниже представлена визуальная подсказка, которая будет напоминать вам о том, как работает данная методика:
Q1: Начните отсюда. Выполняя результативные задачи, не требующие особых усилий, вы мотивируете себя на выполнение более сложных целей.
Q2: После того, как справитесь с более легкими задачами, приступайте к задачам с высоким результатам, которые требуют значительных усилий. На них придется потратить большую часть своего времени.
Q3: Ближе к концу дня обратите внимание на задачи, не требующие больших мыслительных усилий, но, тем не менее, приводящие к высоким результатам.
Q4: Каждая задача важна для вас, поэтому задачи, требующие значительных усилий, но не приводящие к высоким результатам, необходимо отложить на потом, но непременно выполнить.
Результативность означает эффективное использование своего собственного времени. Используя метод анализа результата и усилий каждый день, вы научитесь «отсеивать» не столь важные дела и концентрироваться на выполнении ключевых задач.
Высоких вам конверсий!
По материалам: blog.hubspot.com, image source ettejuli
