Быть продуктивным довольно сложно. Иногда ловишь себя на мысли, что ты как белка в колесе день за днем делаешь что-то бессмысленное и бесконечное. Иногда кажется, что это чей-то злой заговор. И это все отчасти правда. Но и из данной ситуации можно найти выход, считает профессор психологии и поведенческой экономики Дэн Ариэли (Dan Ariely). Его имя знают во многих странах благодаря бестселлерам «Предсказуемая иррациональность», «Вся правда о неправде. Почему и как мы обманываем», «Позитивная иррациональность» и другим.
Совсем недавно Дэн обратил внимание на иррациональность того, как мы используем наше время, и помог создать смарт-календарь для приложения Timeful. Это приложение помогает пользователям понять, какие методы повышения производительности на самом деле работают, а какие — нет.
В этой статье разберем 6 советов Дэна по тайм-менеджменту, которые помогут вам стать максимально продуктивным специалистом и делать больше.
1. Мир работает против вас
Это вовсе не теория заговора, совсем не обязательно читать длинные научные трактаты, чтобы прийти к этой мысли. Просто оглянитесь вокруг и судите сами: билборды и реклама на ТВ призывают нас к бесконечному шоппингу, ссылки в интернете заставляют кликать и переходить на новые сайты, уведомления на экране смартфона манят проверить приложения или социальные сети. По умолчанию мы все находимся в ловушке из призывов и напоминаний, в которой запутываемся все больше.
Вот что говорит Дэн об этой проблеме: «Весь мир действует НЕ в наших долгосрочных интересах. Представьте, вы идете по улице и каждый магазин пытается заполучить ваши деньги прямо сейчас. В кармане у вас телефон, и каждое приложение требует вашего внимания немедленно». Почти каждый элемент окружающей нас среды пытается «перетянуть одеяло» на себя. Так устроен XXI век, и этот факт ставит нашу продуктивность под большой вопрос.
Если вы обращаете внимание на каждое напоминание, то будете постоянно отвлекаться и в конце концов разоритесь, располнеете и вообще не сможете заниматься делами. Неутешительный прогноз, не правда ли? В каком-то смысле это на самом деле заговор — заговор воров нашего времени, убийц внимания и производительности. Вспомните, как карманники воруют вещи? Они просто отвлекают «жертву» и незаметно делают свое дело.
Вот что по этому поводу пишет Дэн: «У меня есть друг, который крадет вещи у людей, пришедших на его шоу. Он признался мне, что отвлечь человека — это очень простая задача. Достаточно похлопать его по плечу, и он сразу потеряет концентрацию. В этот момент вы можете без труда «стащить» часы. Даже самый простой вопрос может заставить человека потерять способность сосредоточиться».
2. Управляйте средой или она будет управлять вами
Мы не можем контролировать все, что нас окружает, но внести свои коррективы в среду все же стоит. Если вы начнете бороться с отвлекающими факторами и станете вплотную работать над планом действий, то сможете убедиться, что ваша среда уже вполне созрела для повышения производительности.
Дэн отмечает, что один из самых важных уроков, который можно вынести из исследований общественных наук за 40 лет, касается нашей среды. В зависимости от того, как расположены одни и те же блюда на шведском столе, мы будем обращать большее внимание на десерты или горячее. Мы думаем, что принимаем подобные решения самостоятельно, но среда влияет на нас в большей степени, чем мы это признаем.
Научные исследования доказывают, что у наиболее продуктивных программистов есть один общий признак. Это не опыт, не зарплата и даже не время, затраченное на проект. Общий признак — это их работодатели, которые смогли создать обстановку без отвлекающих факторов. Лучшие исполнители в подавляющем большинстве работают в компаниях, которые дают им возможность уединения, личного пространства и контроля за окружающей средой.
Кроме того, исследования показывают, что когда мы отвлекаемся, то теряем концентрацию, глупеем и долгое время не можем включиться в работу. Помните: окружающая обстановка должна способствовать вашей продуктивности, а не мешать ей. В нью-йоркском офисе Google было решено заменить открытые контейнеры с конфетами M&M's на емкости с крышками. Что же произошло? Сотрудники стали есть на 3 000 000 драже меньше в месяц! И хотя крышки легко открывались, только одним своим присутствием они позволили значительно сократить потребление конфет.
Итак, управлять средой не только можно, но и нужно. Как же это сделать? Займитесь своим календарем.
3. Записывайте
Каким бы он ни был совершенным, наш мозг иногда дает сбои, но мы, тем не менее, регулярно полагаемся на него, пытаясь запомнить все важные (и не очень) задачи. И это большая ошибка. Вот что показало исследование с приложением Timeful:
- Большинство людей не записывают то, что им нужно сделать.
- Когда вы записываете, ваши планы становятся более правдоподобными и более вероятно, что вы будете их придерживаться.
Введите правило: записывать все, что важно. Напоминания, стикеры, календари тоже относятся к эффективным инструментам.
Профессор Стэнфордского университета, социальный психолог и маркетолог Дженнифер Аакер (Jennifer Aaker) на основании ряда исследований отмечает, что обычный календарь может сделать нас счастливее: Просто ставьте в ваш todo лист те действия, которые достижение которых приносит вам ощущение счастья как можно чаще. Звучит слишком просто? Но мы часто (и зря) пренебрегаем этой простотой.
Дженнифер подчеркивает, что нередко можно наблюдать большую разницу между тем, как люди хотят провести свое время и как они его проводят на самом деле. Как только вы определяете конкретные дела и людей, с которыми хотите проводить больше времени, вы можете критически оценивать каждую запись в календаре. Если дело уже в вашем todo листе, более вероятно, что вы все же приступите к его выполнению — сама запись будет стимулом.
Итак, вы уже записали все, что должно быть сделано. Теперь быстро бежим по списку? Вовсе нет, лучше на минутку остановиться.
4. Пик продуктивности — ваш ключ к успеху
Вы думаете, что каждый следующий час вашей работы равняется предыдущему и состоит из 60 минут? Вовсе нет. Исследования Timeful показывают, что нужно распределять работу с учетом наиболее продуктивных часов. Пик вашей производительности наступает через несколько часов после пробуждения и длится всего 2-2,5 часа. К примеру, если вы встаете в 7 утра, то лучшее время для работы наступает примерно в 8 и будет длиться до 10.30.
Наиболее продуктивное время в течение рабочего дня.
Именно в это пиковое время нужно работать над решением самых сложных задач, уделять время крупным проектам и самым важным целям. Но что происходит в реальном мире? Большинство людей в часы своей максимальной продуктивности проверяют электронную почту или «висят» в социальных сетях. Запомните: если вы хотите работать не много, но результативно, защищайте ваши наиболее продуктивные часы от посягательств любых хронофагов.
Исследования показывают, что такие показатели как внимательность и память, а также способность ясно мыслить и быстро учиться в течение дня не являются постоянными для одного человека и могут варьироваться в пределах от 15 до 30%.
Эксперт по силе воли, профессор психологии Университета штата Флорида Рой Баумайстер (Roy Baumeister) пишет, что утром люди обычно наиболее дисциплинированы. Многие гении предпочитали работать ранним утром, на «свежую голову». И это не случайно: все проблемы с самоконтролем обостряются ближе к вечеру, когда мы не можем взяться за работу и качественно ее выполнить. Диеты разбиваются вдребезги о вечерние «перекусы» (мало кого преследует соблазн съесть что-то запрещенное на завтрак, а вот вечером такое желание только распаляется). Кроме того, большинство импульсивных преступлений совершается после полуночи.
Но как же защитить пик активности от хронофагов?
5. Четыре всадника Апокалипсиса производительности
По итогам исследования Дэн определил 4 самых мощных пожирателя времени.
1. Рабочие встречи и совещания
Встречи крадут ваше время. Как их контролировать? Не сбивайтесь с рабочего графика, составьте план и придерживайтесь его. Если кто-то предлагает вам посетить очередное собрание, подумайте, будет ли оно полезным лично для вас? Если нет — отказывайте. Работа важнее.
2. Электронная почта
Большинство людей проводят слишком много времени, проверяя почту и не делая при этом ничего стоящего.
3. Многозадачность
Перестаньте отвлекаться на каждое новое дело! Сначала доделайте то, что вы уже начали. Многозадачность — ваш враг, в какой бы сфере вы ни работали.
4. Структурированная прокрастинация
Этот невидимый враг создает ощущение прогресса, убеждая вас, что вы выполнили много маленьких дел. На самом деле вы не добрались до самых важных и фундаментальных задач, которые ведут к успеху.
Дэн отмечает, что составление бесконечных todo списков может быть примером этого явления, потому что небольшие задачи легко выполнить, они поддаются измерению и заставляют нас думать, что мы идем к успеху семимильными шагами или уже достигли цели. Но реальные достижения требуют времени. Большие начинания далеко не сразу приносят свои плоды и не дают сиюминутного удовлетворения. Но стоит помнить, что именно крупные проекты и сложные задачи позволяют достичь реального прогресса.
Избегайте этих четырех «всадников», и вы сможете совершить настоящий прорыв в личной производительности.
Итак, вы применяете все вышесказанное и уже делаете успехи. Но вот пик активности прошел, вы устали или стало скучно. Что делать?
6. Нет, вам не нужен email-брейк!
Вы убеждаете себя, что проверка почты сможет отвлечь вас от усталости и после нее вы сможете вновь приняться за работу. Не обманывайте себя! Переключение на другую задачу требует времени (как и возвращение к прерванной работе). Эти когнитивные издержки снизят вашу эффективность.
Вот что говорит Дэн:
«Люди думают, что проверка почты сможет взбодрить их. Но это не так. Если вам нужен перерыв, лучше закройте глаза, помедитируйте, начните глубоко дышать или просто подумайте о каких-то вещах, которые важны для вас. Закройте свою почту и сосредоточьтесь на том, что и зачем вы сейчас делаете».
Исследование, проведенное в лондонском университете, показало, что постоянная переписка по электронной почте и обмен текстовыми сообщениями снижают умственные способности в среднем на десять баллов в тесте IQ (пять очков — у женщин, и пятнадцать — у мужчин). Этот эффект аналогичен нехватке ночного сна. Кроме того, такое снижение умственных способностей в три раза больше, чем от курения марихуаны.
Вы можете возразить: «Но я же должен проверить почту!». Конечно, вы должны и будете это делать. Только не так часто.
Как говорит ученый, автор бестселлеров о личностной мотивации Кэл Ньюпорт (Cal Newport), мелкие задачи защищают от увольнения, серьезные — гарантируют повышение. Так вот, электронная почта — это мелкая задача. Люди полетели в космос и без электронной почты, и ваш ящик может подождать, пока вы выполняете действительно важные задачи.
Заключение
Подведем итог. Главные советы Дэна Ариэли по улучшению продуктивности:
1. Окружающий мир не способствует достижению поставленных целей. Пассивная позиция не приводит к успеху.
2. Управляйте средой или она будет управлять вами. Оптимизируйте рабочее место под свои задачи.
3. Записывайте в ежедневник все, чего хотите достичь. Более вероятно, что вы все же выполните то, что уже в вашем расписании.
4. У вас есть около 2 часов максимальной производительности, как правило, ранним утром. Используйте это время с умом.
5. Совещания, электронная почта, многозадачность и структурированная прокрастинация — это хронофаги, а значит, главные враги продуктивности.
6. Не стоит тратить свой перерыв на проверку почты. Переключение с одного дела на другое снижает вашу эффективность.
Не стоит впадать в крайность и корить себя за каждую потраченную впустую секунду. Никто не идеален. Воспринимайте вашу продуктивность как стимул для саморазвития и изменения своих привычек в лучшую сторону.
Высоких вам конверсий!
По материалам: observer.comimage source jose-nascimento
