Три слова, способные вселить страх в сердце любого сотрудника: план повышения производительности (performance improvement plan). Часто его считают красным флагом и первым шагом к увольнению.
В действительности же план повышения производительности помогает повысить эффективность отстающих сотрудников.
План повышения производительности (PIP) — это официальный документ, который помогает отслеживать и направлять выполнение работы. Он определяет конкретные области, в которых сотрудникам необходимо предпринять корректирующие меры и таким образом улучшить свою работу.
Чтобы план обеспечивал желаемый результат, а сотрудник не покидал компанию, составление этого документа должно представлять совместный и прозрачный процесс. Еще он должен фокусироваться на навыках и вопросах личного характера, а также наметить достижимый прогресс сотрудника.
В статье мы рассматриваем, что должен включать в себя эффективный план повышения производительности, как его создать и чего следует избегать при написании плана. Советами делится Мэделин Майлс из BetterUp.
Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.
Содержание статьи
Что такое план повышения производительности?
Преимущества и недостатки планов повышения производительности
Что включает в себя план повышения производительности?
1. Оценка
2. Цели
3. Хронология
4. Ресурсы и обучение
5. Даты встреч
6. Планы на будущее
Как создать эффективный план повышения производительности?
1. Сотрудничество
2. Ясность
3. Сопереживание
Чего следует избегать при написании плана повышения производительности?
1. Нечеткие цели
2. Предвзятость
3. Нереалистичные сроки
Что такое план повышения производительности?
План повышения производительности — это инструмент, помогающий сотрудникам улучшить производительность своего труда. Эффективный план повышения производительности должен:
- фиксировать существующие проблемы с производительностью;
- поощрять конструктивный диалог;
- предлагать решения любых выявленных проблем;
- поддерживать отстающих сотрудников действенными мерами;
- давать сотруднику четкое представление о том, как улучшить свою производительность;
- стимулировать позитивную рабочую культуру и минимизировать текучку кадров;
- определять дополнительное обучение для повышения эффективности сотрудника.
Во многих случаях план повышения производительности можно рассматривать как коучинговый навык и возможность. Конечно, официально он задокументирован как часть управления эффективностью. Но этот инструмент обучает сотрудника добиваться успеха.
Преимущества и недостатки планов повышения производительности
План повышения производительности может быть очень эффективным инструментом. При этом он не всегда является лучшим решением при низкой производительности.
Прежде чем вы решите его использовать, необходимо учесть его преимущества и недостатки.
Преимущества планов повышения производительности:
- Позволяют принять своевременные меры при ухудшении производительности — сотрудник узнаёт о проблеме, как только она возникает.
- Предлагают структуру и направление для отстающего сотрудника — он точно знает, что ему нужно сделать, чтобы улучшить свою эффективность.
- Помогают сотруднику чувствовать себя более мотивированным и продуктивным на работе.
- Дают сотрудникам возможность взять на себя ответственность за свой прогресс.
- Помогают сотруднику почувствовать, что с ним обращаются справедливо.
Цель личного плана повышения производительности — выяснить проблемы у члена команды и помочь ему решить их. Изображение: Copernico для Unsplash
Недостатки планов повышения производительности:
- Могут отвлекать внимание от рутинных задач.
- Сотрудник может сосредоточиться исключительно на проблемах, упомянутых в плане, и пренебрегать своими повседневными задачами.
- Некоторые сотрудники могут потерять мотивацию или испытывать напряжение из-за плана.
- Могут привести к трудным разговорам, с которыми справиться не каждый менеджер.
- Многие сотрудники видят в них предвестник увольнения.
- Отнимают много времени и усилий у HR-специалистов, сотрудников и их руководителей.
Что включает в себя план повышения производительности?
Эффективный план повышения производительности должен включать в себя:
- оценку,
- цели,
- хронологию,
- ресурсы и обучение,
- даты встреч или регулярные проверки,
- планы на будущее.
Теперь поговорим о каждом пункте.
1. Оценка
План повышения производительности должен включать оценку текущей эффективности сотрудника, а также того, как он работал в прошлом. Отслеживание производительности с течением времени поможет определить, когда именно и почему снизилась эффективность.
На этом этапе очень важно общаться открыто и четко — на случай, если будет найдено простое решение.
2. Цели
Чтобы план повышения производительности сработал, необходимы четкие цели. Как вариант, для постановки конкретных, точных, значимых и своевременных целей можно использовать принцип SMART. Обязательно обсудите их вместе с вашей командой.
Вот примеры:
- Если сотрудник борется с выгоранием, его целью может быть посещение одной коуч-сессии в месяц в течение трех месяцев.
- Для тех, у кого проблема с тайм-менеджментом, целью может быть своевременный приход на работу в течение всего периода действия плана.
Важно также указать дисциплинарные меры в случае недостижения цели.
3. Хронология
Установите сроки достижения каждой цели. Это зависит от индивидуальной цели и ситуации каждого сотрудника.
Можно начать с формата планов на 30–60–90 дней, которые вы используете для онбординга новых сотрудников. Чтобы сотрудник не сбился с пути, предусмотрите этапы и контрольные точки.
4. Ресурсы и обучение
Перечислите дополнительные ресурсы, курсы или коучинг-сессии, которые помогут сотруднику достичь своих целей. Руководителям также необходимо позаботиться об источниках бюджета на эти ресурсы.
5. Даты встреч
Регулярные встречи должны быть основой плана повышения производительности. Помимо встреч в начале, середине и конце плана также будут полезны короткие еженедельные проверки. Кроме этого, должна быть предусмотрена обратная связь от руководителей и сотрудников в режиме реального времени.
Плановые разговоры с членами команды об их успехах, проблемах и планах — это простой, но действенный способ помочь любому делать свою работу лучше. Изображение: Tim Gouw для Unsplash
6. Планы на будущее
Для эффективности плана повышения производительности важна прозрачность. Перечислите, что произойдет после выполнения плана — как положительные, так и отрицательные последствия:
- Если все цели плана будут достигнуты, вернется ли сотрудник к регулярной оценке эффективности своей работы?
- Какую обратную связь вы предоставите?
- Что произойдет, если сотрудник не достигнет своих целей?
Понижение в должности и увольнение — сложные для обсуждения темы, но если такие последствия возможны, то их также необходимо указать.
Как создать эффективный план повышения производительности?
План повышения производительности должен включать элемент саморефлексии для руководителя, который его пишет. Руководители должны убедиться, что их собственные действия, возможно неумышленно, не привели к ситуации, когда этот план необходим.
Обсуждение плана должно представлять собой диалог руководителя и сотрудника. У сотрудника могут быть полезные идеи касаемо того, как именно руководитель может помочь ему.
Убедитесь, что план не станет неожиданностью для сотрудника. Как и любые другие инструменты управления эффективностью, план повышения производительности работает только в вместе с постоянной обратной связью.
Чтобы создать эффективный план повышения производительности, помните о трех пунктах:
1. Сотрудничество
Рассматривайте план повышения производительности как возможность для эффективного сотрудничества.
После пандемии способность лидеров выстраивать отношения со своими командами стала ключевым фактором, определяющим эффективность команды. Чтобы решить проблемы с производительностью, необходимо понять их первопричину.
Чтобы убедиться, что план повышения производительности не оказывает чрезмерного давления на сотрудников, уже подверженных риску выгорания, вовлеките сотрудника в процесс:
- Предложите им совместно заняться постановкой целей производительности.
- На каждом этапе запрашивайте у них обратную связь, чтобы убедиться, что план помогает им, а не вводит в состояние стресса.
- Цель — не заставить сотрудника уйти, а помочь ему улучшить свою работу и вносить ценный вклад в команду.
Руководителям также следует привлекать другие отделы. Привлечение юридического, HR и других отделов — важный элемент процесса выполнения плана.
Лидеры могут иметь самые лучшие намерения, но всегда найдется место для других экспертов, которые будут направлять их и помогать. Изображение: Unsplash
2. Ясность
Цели и сроки каждого плана повышения производительности должны быть предельно ясными, как и любые другие критерии, которым должен соответствовать сотрудник во время выполнения плана.
3. Сопереживание
При обсуждении плана повышения производительности помните, что сотрудники могут беспокоиться о последствиях. Проявляйте эмпатию:
- Придерживайтесь принципов положительной обратной связи. Например, отмечайте, что они делают хорошо.
- Говорите сотруднику, что вы верите, что он способен улучшить свою работу.
- Проявляйте сопереживание в своих ответах.
Чего следует избегать при написании плана повышения производительности?
При написании плана повышения производительности необходимо избегать следующих вещей.
1. Нечеткие цели
Если сотрудник не знает, как и когда он должен достичь своих целей, план повышения производительности может стать основным демотивирующим фактором.
2. Предвзятость
При создании и внедрении плана для своих непосредственных подчиненных руководители должны избегать предвзятого отношения. В первую очередь это касается следующего:
- «Эффект рога» — все, что делает сотрудник, воспринимается негативно.
- «В точности как я» — руководитель положительно оценивает сотрудников только в том случае, если их личность и подход к работе аналогичны таковым у руководителя.
3. Нереалистичные сроки
Установление нереалистичных сроков для достижения конкретных целей может демотивировать сотрудника. Это также настраивает ваших сотрудников на неудачу. Подумайте о том, как сделать их цели достижимыми в разумные сроки.
Заключение
Несмотря на плохую репутацию план повышения производительности при должном подходе может помочь каждому улучшить свою эффективность. Компании он поможет понять причины неудач и способы улучшить работу сотрудников, а также поставить команде реальные цели.
В конечном итоге план повышения производительности поможет создать более прочную связь, когда руководители поддерживают развитие своих сотрудников. В результате этот человек будет приносить компании еще больше пользы.
Высоких вам конверсий!
По материалам: betterup.com. Автор: Madeline Miles
