Представим, что у каждой компании свой определенный язык для общения. Как тогда компаниям договариваться между собой и находить партнеров? Как общаться с клиентами? Именно поэтому существует деловой этикет — он упрощает общение, вводит единый понятный всем язык.
Что такое деловой этикет, какие существуют правила и как их соблюдать — читайте в нашей статье.
Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.
Содержание статьи
Что такое деловой этикет?
Этикет (с французского étiquette) — это условный свод правил поведения людей в обществе. Условными эти правила называются, потому что они зависят от общества и времени, в котором применяются. Этикет в России в 2022 году и в 1922 году — имеют разные правила и нормативы.
Деловой этикет — это свод правил в обычной рабочей среде. Такие правила устанавливаются для взаимопонимания и взаимного уважения между сторонами.
Чаще всего понятие делового этикета приравнивается к этикету предпринимателя и применяется в бизнес-среде. Будь то сделка между бизнес-партнерами, или разговор между нанимателем и работником, или общение персонала с клиентом, их взаимодействие регулируется деловым этикетом.
Нормы делового этикета различаются на международном и межрегиональном уровнях и даже от компании к компании. Все это зависит от социальных норм, культурных традиций, свободы поведения человека и правил отдельно взятой организации.
Основы делового этикета базируются на:
- открытости и естественности,
- честности и верности слову,
- уважении друг друга и законов,
- сдержанности и спокойствии,
- вежливости и тактичности,
- достоинства и внимания к чужим границам.
Правила делового этикета регулируют отношения, внешний вид, общение внутри и за пределами компании.
Зачем нужен деловой этикет?
Деловой этикет не просто упрощает общение. Формальные правила этикета также нужны для:
- Общения с клиентами.
- Взаимодействия с партнерами.
- Регулирования отношений в коллективе.
- Работы без конфликтов и недопонимания.
- Упрощения взаимодействия.
- Создания образа компании на рынке.
- Демонстрации профессионализма для партнеров и клиентов.
Этикет в деловой среде буквально приводит всех к одним понятным правилам, при соблюдении которых остается меньше недосказанности, грубости и непонимания.
Деловой этикет важен, даже когда вы фрилансер и работаете из дома. Если будете следовать правилам, то общение с заказчиком станет проще: людям будет легче понять, где начинаются ваши личные границы и как взаимодействовать с вами по рабочим вопросам.
Правила делового этикета
Все правила делового этикета имеют рекомендательный характер и меняются от компании к компании. Между организациями правила негласные, но в основном общие для всех. Они служат для того, чтобы показать серьезность своих деловых намерений.
Необязательно носить галстук, чтобы быть предпринимателем, но сдержанный тон и понятная речь помогут вам в бизнесе. Уважение к другой стороне, честность, достоинство улучшают репутацию компании, вызывая доверие и уважение.
Внешность
Внешний вид, чистая одежда и опрятность помогают составить о компании и предпринимателе определенное впечатление.
Рекомендации, как выглядеть:
- Одежда зависит от случая. Для деловых переговоров лучше выбрать строгую одежду делового стиля, без ярких принтов, деталей, аксессуаров.
- Для мужчин классикой считаются рубашка, брюки, пиджак, для женщин — костюм, пиджак или строгое платье.
- Для работы в коллективе обычно предусматривается дресс-код или форма. Все рекомендации по одежде зависят от компании.
- Внешним видом можно показать уважение к человеку на встрече или в офисе. Рекомендуется минимальное количество украшений, макияжа, неброский маникюр.
- Волосы — чистые, одежда глаженная, без пятен, шерсти домашних животных.
Внешний вид одного человека может говорить о серьезности всего бизнеса. Изображение: Benjamin Rascoe для Unsplash
За рабочим местом человек проводит обычно примерно сорок часов в неделю. Рекомендации по организации рабочего места:
- Опрятное рабочее место — уважение к коллегам из того же пространства, также маркер серьезного отношения к работе.
- Проявляйте сдержанность в оформлении рабочего стола, не переборщите с личными вещами. Также уберите все, что не относится к рабочему процессу, это отвлекает. Бумаги и любые документы лучше всего убирать так, чтобы при необходимости ваши коллеги смогли что-то найти, если вы отсутствуете на рабочем месте.
К внешним проявлениям также можно отнести поведение, в рабочее время на рабочем месте. Рекомендации:
- Не отвлекайте коллег во время рабочего процесса.
- Будьте вежливы и тактичны.
- Соблюдайте личные границы других людей.
- Держите осанку, контролируйте движения.
Общение
Сначала вас замечают и оценивают, после начинают общение. В общении есть свои правила, которые лучше соблюдать, чтобы не нарушить границ.
Во время разговора рекомендуется:
- Держать осанку и голову прямо, следить за жестами. Постарайтесь не делать лишних и резких движений, говорить спокойным тоном, не перебивать собеседника.
- Активно слушайте, не суетитесь. Суета и резкость являются признаками неуверенности.
- Когда говорите, старайтесь понятно формулировать мысль, дополняйте речь примерами, но при этом будьте лаконичны и коротки.
- Уважайте время собеседника и свое собственное.
Рекомендации на деловых встречах:
- Не опаздывайте, лучше прийти чуть заранее. Если вдруг вы не успеваете, предупредите участников.
- Деловые встречи лучше начинать в первой половине дня, и проводить в строго ограниченное время.
- Если вы их организовывайте, то позаботьтесь о второй стороне. Уважайте себя, не старайтесь угодить всем и сразу.
- Не перебивайте, не отвлекайтесь на посторонние вопросы, тем более на телефон.
Изображение: krakenimages для Unsplash
При ведении деловой переписки:
- Пишите коротко и по делу.
- Соблюдайте вежливый тон, минимизируйте слова-паразиты.
- Отвечайте на письма максимально быстро.
- Говорите на языке получателя, формулируйте так, чтобы вас поняли.
- Не забывайте о шапке письма, контактах для обратной связи.
- Храните секретность переписки, не допускайте разглашения третьим лицам.
- В начале письма пишите самое важное.
- Пишите грамотно, старайтесь не использовать смайлы.
При общении по телефону:
- Представьтесь и расскажите, с какой целью звоните.
- Говорите четко, по делу, обсуждайте одну тему.
- Не дозванивайтесь несколько раз, если вам не ответили, скорее всего, человек занят и перезвонит, когда сможет.
- Используйте активное слушание, подчеркивайте, что вы слышите собеседника.
- Человека не видно, поэтому очень важно, что именно вы говорите и с какой интонацией. Лучше подготовить тезисы заранее.
- Звоните в рабочее время или с 10 утра до 9 вечера — в это время собеседник, вероятнее всего, бодрствует.
Отношения
После знакомства и первого общения начинаются деловые отношения между людьми. Деловой этикет влияет на то, сможете ли вы расположить к себе коллег, партнеров или клиентов.
Общие рекомендации по отношениям внутри коллектива и с партнерами:
- Позы, жесты, мимика могут выдать вашу неуверенность в себе. Если вы действительно не уверены, не переборщите с вежливостью или, наоборот, с активностью.
- Не стоит рассказывать коммерческую тайну или обсуждать деловые вопросы с не посвященными коллегами или вовсе вне работы.
- Не обсуждайте за спиной партнеров, коллег или клиентов. Это негативно говорит о вашем воспитании.
- Будьте спокойны, относитесь с уважением к другому человеку, даже если не согласны с его точкой зрения.
- Не трогайте телефон, не решайте личные вопросы на работе при всех. Если необходимо, то отойдите в сторону или покиньте кабинет.
- Выполняйте работу в срок. Учтенные дедлайны — как современная вежливость.
- Отдавайте четкие указания, а если не уверены, то уточняйте, поняли ли вас правильно.
- Хвалите публично, но если хотите дать комментарии по поводу некачественной работы — делайте это лично.
- При общении в соцсетях с коллегами ведите себя вежливо и учтиво.
Заключение
Деловой этикет нужен для построения взаимоотношения между людьми. Благодаря этим общим правилам вы можете создать единый контекст в общении с партнерами и коллегами.
Важно помнить, что правила имеют рекомендательный характер. От компании к компании они меняются, но основы всегда одни: естественность, честность, уважение, сдержанность, вежливость.
Если хотите, чтобы вас уважали, уважайте других. Если хотите,чтобы вас понимали, говорите и действуйте понятно.
Высоких вам конверсий!
