Среднестатистический офисный сотрудник работает 2,5 часа в день при контроле со стороны руководства (согласно исследованию Vouchercloud). В остальное время специалист прокрастинирует: серфит в интернете, листает соцсети, общается с коллегами или занимается личными делами.
Соцсети и СМИ названы основными отвлекающими факторами. Предлагающие решение, впрочем, Америку не открывают: справится с прокрастинацией можно с помощью контроля собственного времени.
Приложения для отслеживания времени и планирования задач повышают производительность специалистов до 80%, что как раз покрывает недостающие 5,5 часов работы.
Программы фиксируют длительность выполнения задач, повышают концентрацию и уровень продуктивности. Некоторые из них могут даже блокировать оповещения с развлекательных сайтов.
Мы протестировали приложения для тайм-трекинга и выбрали 9 самых полезных, по нашему мнению. Расположены они от простых к сложным.
Содержание статьи
Google Календарь
FocusKeeper
Todoist
RemembertheMilk
TickTick
Any.do
Toggl Track: Hours & Time Log
Trello
WEEEK
Заключение
Google Календарь
Операционная система: iOS, Android, Windows.
Стоимость: бесплатно.
Язык интерфейса: английский, русский.
В Google всем зарегистрированным пользователям бесплатно доступен календарь. Он синхронизирован с другими сервисами компании.
Пользователи используют приложение для решения рабочих задач, назначения встреч, формирования списка домашних дел и личных событий.
Чтобы разделить личные и рабочие задачи, участники создают несколько календарей для разных типов мероприятий.
В Google-календаре можно:
- подписываться на информационные доски друзей,
- отслеживать их мероприятия,
- рассылать приглашения друзьям и добавлять участников.
Google-календарь используют даже в контент-планировании.
Недостаток сервиса: нет возможности создания списков без назначения даты и времени.
FocusKeeper
Операционная система: iOS, Android.
Стоимость: бесплатно или по подписке — от 99 руб. в месяц.
Язык интерфейса: английский.
Focus Keeper — это классический Pomodoro-таймер с простым, интуитивно-понятным интерфейсом. Регистрация для его использования не нужна.
В приложении нет ничего лишнего — только тикающий таймер и статистика по выполненным задачам. Его используют для решения рабочих и личных задач, в том числе для обучения.
Утилита работает по схеме Pomodoro:
- Пользователь ставит задачу и включает таймер. 25 минут он работает без перерыва. Переключаться между задачами нельзя.
- Затем он делает перерыв на 5 минут. Это время человек тратит на просмотр почты, общение с коллегами или решение личных задач.
- Если за 25 минут он не выполнил задачу, то он перезапускает цикл.
- После четвертого цикла пользователь отдыхает 15–30 минут.
При запуске утилиты появляется диалоговое окно, в которое пользователь вводит задачу. Выполненные задания сохраняют в LOG-файле.
Todoist
Операционная система: iOS, Android, расширение для Google Chrome, Safari, Firefox. Есть бета-версия для Windows 10.
Стоимость: бесплатно или по подписке — от $36 в год.
Язык интерфейса: английский, русский.
Todoist — это task-менеджер для планирования задач. Пользователи могут составлять списки дел на день или более длительный срок, создавать личные дневники и работать над командными задачами.
Todoist совместим с другими программами: Jira, Planner, Chrome, Gmail, Spark, Microsoft Team и т. д.
С помощью приложения пользователи могут:
- В 3 клика добавлять задачи в ленту.
- Просматривать полную информацию по каждой задаче.
- Объединить повторяющиеся задачи в списки для формирования привычек и выполнения рутинных задач.
- Создавать категории и подкатегории из задач.
- Добавлять ключевые задачи в избранный список.
- Выделять задачи по приоритету.
- Разбивать задачи на подзадачи. Назначать ответственных за выполнение групповых проектов.
- Настраивать уведомления.
- Оставлять комментарии к задаче или проекту.
- Просматривать выполненные дела.
Преимущество Todoist — наличие шаблонов. С их помощью пользователи быстро создают списки задач для работы и личных дел.
Недостатки приложения:
- Есть проблемы при разбивке задач и проектов.
- Нет календаря.
- При переносе задач бывают сбои.
Функционал программы в бесплатной версии ограничен. Пользователи могут создавать не больше 5 проектов, работать командами до 5 человек, загружать файлы до 5Мб. История изменений хранится 1 неделю.
RemembertheMilk
Операционная система: iOS, Android, Windows.
Стоимость: бесплатно или по подписке — от $39,99 в год.
Язык интерфейса: английский, русский.
Remember The Milk — приложение для управления списками дел. Утилита совместима с другими программами: Evernote, Gmail, Google Calendar, Microsoft Outlook, Siri и Twitter.
С помощью приложения пользователи:
- Формируют списки дел и отслеживают выполнение заданий.
- Систематизируют перечни по приоритету, длительности выполнения, оценке сроков, повторению заданий или записей.
- Устанавливают геометки для отдельных задач. Это помогает спланировать оптимальные варианты завершения дел.
- Настраивают получение уведомлений о задачах по электронной почте, SMS или в самом приложении.
- Хранят документы, электронные таблицы, файлы и фотографии вместе с соответствующими задачами.
- Добавляют задачи в список из электронной почты Gmail. Задачи, добавленные таким способом, включают саму заметку, поля со сроками выполнения, приоритетом задач, списком дел и тегами.
Отличительная особенность Remember The Milk — возможность настроить приложение под свои задачи. Пользователи могут делать записи оффлайн — сразу после доступа к Интернету сервис автоматически отправит данные в облако.
В бесплатной версии есть все необходимые для автоматизации бизнес-процессов функции, но нет возможности синхронизировать работу приложения. Remember The Milk откроется только на одном устройстве.
Пользователи Pro-версии могут настроить автоматическую синхронизацию задач на всех типах устройств и включить напоминание в виде Push-уведомлений.
TickTick
Операционная система: iOS, Android, расширения для Chrome и Firefox. Нет расширения для Windows.
Стоимость: бесплатно или по подписке — $27.99 в год.
Язык интерфейса: английский, русский.
New York Times считает TickTick лучшей утилитой для планирования. В программе пользователи составляют расписание и списки покупок, делают заметки, работают над командными задачами, развивают новые привычки.
TickTick — удобный кросс-платформенный менеджер с большим набором функций и простым интерфейсом.
Преимущества:
- Пользователи могут настроить семейный доступ — делиться подписками в играх и приложениях.
- Участники могут формулировать задачи через голосовые команды.
- Есть встроенный таймер Pomodorro с возможностью настройки временных интервалов и включения белого шума.
В TickTick пользователи создают неограниченное количество задач и формируют из них списки дел с рабочими или бытовыми заданиями, а также простыми заметками.
Интерфейс программы разделен на 3 колонки:
- В первой они выглядят как набор проектов. Внутри проекта хранится неограниченное число заданий, в том числе выполненные задачи.
- Во второй — отдельные задачи, отсортированные по важности, дате выполнения, категории и т. д.
- В третьей — чек-листы по конкретной задаче: списки покупок и двухминутные задания.
Функция «Привычки» работает только в мобильной версии программы. Участник выбирает привычку из списка или создает свою. Уведомления о привычках не приходят при установке расширений браузеров.
TickTick отслеживает, как часто пользователи выполняют задачи к сроку, и выводит их на страницу статистики. Удобно просматривать уровень своей производительности, эффективность работы Pomodoro, числа сеансов фокусировки и другую статистику.
Функционал бесплатной версии ограничен:
- Пользователи могут создать 19 списков с 99 задачами и 19 подзадачами.
- Могут пригласить одного участника для совместной программы.
- Нельзя включить уведомления или напоминания в календаре.
- Нельзя одновременно создавать текст и контрольные списки.
- Ограничены функции настройки интерфейса приложения.
Ограничения по количеству заданий, которые создают пользователи, в премиум версии тоже есть. Участники могут сделать 299 перечней, 999 задач и 199 подзадач. Премиум-подписчики могут приглашать до 29 участников и прикреплять до 99 файлов к своей учетной записи в день.
Any.do
Операционная система: iOS, Android, Windows, расширение браузера для Chrome.
Стоимость: бесплатно или по подписке — от $5,99 в месяц.
Язык интерфейса: английский, русский.
Any.do — минималистичное приложение для планирования задач с широким функционалом.
В программе участники формулируют задачи, разбивают их на части, присваивают теги, время или место исполнения, подгружают электронные файлы. Руководители назначают ответственных работников, ставят напоминания.
Кроме планирования задач пользователи создают списки покупок и календари. При желании к перечням и задачам добавляют других участников или коллег, назначают и меняют исполнителей.
В мобильном приложении Any.do задачи сформированы в хронологической последовательности. В десктопной версии аналогичной опции нет.
Возможности программы:
- Пользователи ставят теги, оставляют напоминания, разбивают задачу на несколько подзадач. В Any.Do задания отсортированы по дате исполнения и папкам.
- Участники свят задачи по степени важности. Приоритеты помогают сконцентрироваться на важных заданиях, выделить главное и планировать групповые проекты с коллегами.
- Работать над заданием можно в одиночку или группе. В бесплатной версии есть ограничения по количеству групповых задач.
- Синхронизация с сервисами и программами — Android, iOS, macOS, Apple Watch, Wear OS, Alexa, Siri, Chrome, Gmail и Slack.
В Any.do Premium нет ограничений по числу повторяющихся задач, объему файлов и другим параметрам.
Toggl Track: Hours & Time Log
Операционная система: iOS, Android, Linux, Windows.
Стоимость: бесплатно или по подписке — от $9 в месяц. На всех тарифах есть демо-версия на 30 дней.
Язык интерфейса: английский.
Toggl Track — утилита для отслеживания времени и повышения продуктивности. Через приложение можно отслеживать более 100 приложений — таких как Slack, почта и календарь Outlook, Trello, Google календарь и др. — через расширение браузера и синхронизацию данных.
В бесплатной версии работать над одной задачей может до 5 человек.
Возможности программы:
- Интеграция календаря. Пользователи могут совместить внутренний календарь с Google и Outlook — создавать и удалять записи, прикреплять файлы c Google Диска.
- Отслеживание скорости выполнения задачи. Во всех версиях приложения участники фиксируют и корректируют заметки по задачам даже без доступа к Интернету. Программа автоматически сохраняет изменения при подключении к сети.
- Добавление напоминаний. Пользователи могут включать оповещения о важных встречах, созвонах и т. д. В программе встроена функция синхронизации оповещений с Jira.
- Отслеживание информации по проектам и прибыли. С Toggl Track удобно прогнозировать сроки работы над проектом, бюджет и прогресс. Если исполнитель столкнется с проблемой и сроки выполнения задачи увеличатся, другие участники сразу увидят проблему.
- Управление командой. Руководитель может отследить вклад каждого участника в рабочий процесс — отслеживать стадию выполнения проекта, определять затраты на оплату труда и соотносить их с оплачиваемыми ставками.
Особенность Toggl Track — отслеживание времени в один клик. Фрилансерам понравится, что к задачам и проектам можно добавлять цену. Так они могут рассчитать, сколько денег заплатит клиент в конце работы.
Десктопное приложение почти не отличается от браузерного расширения. Разница в интерфейсе и удобстве использования. В обоих приложениях данные по задаче вводят вручную. Пользователь придумывает название задачи, исполнителя, время выполнения, теги и стоимость.
Чтобы не вписывать задачи вручную, можно интегрировать Toggl Track в другие сервисы. Расширение для браузера встраивается бесплатно — пользователь отслеживает время внутри приложения, в котором работает, а часть данных по задаче автоматически подтягивается через расширение.
Можно настроить автозапуск и напоминание по конкретной задаче из интегрированного приложения.
Trello
Операционная система: iOS, Android, Linux, Windows.
Стоимость: бесплатно или по подписке — от $5 в месяц за одного пользователя.
Язык интерфейса: английский, русский.
Trello — еще один сервис для удаленной командной работы и решения личных задач. Он подходит фрилансерам и командам до 25 человек.
Инструмент условно бесплатный. Если над проектом участвует больше 10 человек или для работы нужно использовать функции автоматизации, нужна платная версия.
Для решения повседневных задач и самостоятельной работы хватит бесплатной версии.
Работа в сервисе организована по принципу канбан — японской системы автоматизации и управления проектами. Вся работа разбита на отдельные карточки, в которых участники фиксируют этапы работы.
В 2022 году доступ к Trello из России был частично ограничен.
WEEEK
Операционная система: Windows.
Стоимость: бесплатно или по подписке — от 190 руб. в месяц за одного пользователя.
Язык интерфейса: русский.
WEEEK — российский таск-менеджер для личной и командной работы, построенный по принципу недельного планирования.
По функционалу сервис ничем не уступает Trello. В программе есть канбан-доски, календарь и рабочее пространство. Все функции доступны во всех режимах.
Сервис подходит для решения больших и сложных проектов с многоуровневой системой управления и разными приоритетами.
Пользователи могут автоматизировать колонки внутри досок, снизить число рутинных операций, назначать исполнителей, группировать задачи внутри проекта и т. д.
В бесплатной версии пользователи могут одновременно работать над 7 проектами и формировать команду из 5 человек. Есть ограничения по объемам файлов — не больше 250 Мб и числу используемых шаблонов (в бесплатной их 3). В платной подписке таких ограничений нет.
Заключение
Приложения для тайм-трекинга — это инструменты, которые помогают работнику правильно распределить нагрузку, повысить продуктивность работы и найти время для отдыха. Но без понимания принципов тайм-менеджмента и правил постановки целей они не сработают.
Подумайте, для решения каких задач вам нужно приложение, на каком устройстве планируете его запускать и сколько готовы платить за сервис. Выберите 2–3 решения и протестируйте их бесплатные версии.
Высоких вам конверсий!
