Тайм-менеджмент — это процесс планирования и организации времени. Планирование нужно, чтобы распределить нагрузку и повысить эффективность работы и отдыха.
Есть несколько лайфхаков тайм-менеджмента. Например, можно вычислить свои самые продуктивные часы и работать в это время над сложными задачами. Или с утра расправиться с самыми сложными и неприятными делами, чтобы потом не думать о них весь день. Об этих и других хитростях мы расскажем в этой статье.
Содержание статьи
Что такое тайм-менеджмент и кому он нужен?
Основные принципы тайм-менеджмента
Конкретная
Измеримая
Достижимая
Значимая
Ограниченная во времени
Планирование
Расстановка приоритетов
Концентрация и фокус
Анализ и оптимизация
Метод «Съешь лягушку на завтрак»
Матрица Эйзенхауэра
Закон Парето
Принцип 1-3-5
Метод помидора
Автофокус
Вместо заключения: важное о тайм-менеджменте
Что такое тайм-менеджмент и кому он нужен?
В переводе с английского языка time management — это управление временем.
Сначала техники управления временем использовали, чтобы получить более высокие показатели на работе. Сейчас сфера применения тайм-менеджмента расширилась — он также помогает в организации отдыха и личного времени.
Есть миф, что хороший тайм-менеджмент — это успеть много за день. Это не совсем так. Тайм-менеджмент помогает управлять решениями и определять, какие из них важны.
Хорошее управление временем — это правильные управленческие решения. В тайм-менеджмент входит:
- создание среды, предполагающей большую эффективность;
- расстановка приоритетов;
- сокращение времени на выполнение второстепенных задач;
- реализация целей.
Тайм-менеджмент нужен в двух случаях: тем, кто неэффективно распределяет время, и тем, кто уже эффективен, но хочет быть еще лучше.
Человеку нужны техники управления временем, если он:
- каждый день нагружает себя задачами, которые не успевает выполнить;
- делает работу долго и постоянно отвлекается;
- работает даже по выходным, но все равно ничего не успевает.
Можно быть от природы организованным и довольным своей работой и отдыхом, а можно научиться тайм-менеджменту, разобравшись в его принципах и техниках.
Основные принципы тайм-менеджмента
Их всего пять: цель, план, приоритеты, фокус и анализ. Рассмотрим каждый подробнее.
Постановка целей
Правильная цель — это SMART-цель, отвечающая пяти критериям.
Правильная цель сформулирована четко. Чтобы поставить конкретную цель, ответьте на три вопроса:
- Чего я хочу достичь?
- Почему я хочу этого достичь?
- Кто участвует в достижении цели?
После этого определите географические и временные рамки цели.
Неконкретная цель: похудеть.
Конкретная цель: похудеть на 3 кг.
Установите критерии, по которым вы поймете, что цель достигнута. Хорошо, если вы определяете точные цифры: дату или сумму. Конкретные показатели мотивируют лучше, чем абстрактные мечты.
Для постановки измеримой цели подойдут вопросы: Сколько? Как много? Как я узнаю, когда что цель выполнена?
Например, вы хотите заработать много денег — это еще не похоже на правильную цель. Поймите, что значит «много». Для одних это сто тысяч рублей, а для других — миллион долларов.
Неизмеримая цель: жить и ни в чем себе не отказывать.
Измеримая цель: увеличить доход на 50 тысяч рублей в месяц к марту.
Прежде чем поставить себе цель, убедитесь, что она реальна. Если стремиться к недостижимому, исчезает мотивация и вера в себя.
Цель должна быть реалистичной, но не слишком простой — такая комбинация поможет развиваться. Если желаемое кажется недостижимым, задайте промежуточную цель.
Недостижимая цель: открыть приют для бездомных кошек (пока у вас нет плана, как собрать средства, где найти землю для аренды, что нужно, чтобы построить приют, эта цель недостижима).
Достижимая цель: взять котенка из приюта.
Попытайтесь понять, какую выгоду вы получите от выполнения цели. Подумайте, почему хотите именно этого.
Иногда люди хотят стать богатыми, чтобы получить уважение других. Тогда им важны не деньги, а статус. К одной и той же цели можно идти разными путями. Ваша задача — выбрать подходящий.
Значимая, но неизвестно, когда получится реализовать: много зарабатывать, чтоб заниматься благотворительностью и помогать людям.
Значимая и можно приступить прямо сейчас: выделять время два раза в месяц на волонтерство.
Цель должна быть ограничена во времени, иначе ее выполнение затянется надолго. Поставьте себе дедлайн — последний срок, когда вы выполните цель.
Цель лучше разбить на подзадачи. Для каждой из них поставьте дедлайн — так будет легче контролировать процесс.
Неограниченная по времени цель: купить квартиру.
Ограниченная по времени цель: купить квартиру к 01.10.2022.
Планирование
Хороший тайм-менеджмент основан на планировании. Оно помогает распределить время и вовремя выполнять необходимые задачи. План будет задавать вектор работы и поможет контролировать выполнение цели.
Планы бывают краткосрочными или долгосрочными. Когда вы выбрали цель, выберите шаги для ее достижения — это и будет долгосрочный план.
Краткосрочные планы — это список дел на день. Каждый вечер лучше выделить время, чтобы спланировать следующий день. Важно не забыть включить в план отдых и заложить время на форс-мажорные обстоятельства.
Чтобы записать план на день, используйте ежедневник, заметки в телефоне или приложения.
Можно использовать и диджитал-шаблоны: создать собственный, например в Canva или Microsoft templates, или взять уже созданный
Выполнять важные и сложные задачи стоит в первой половине дня, пока вы еще чувствуете себя свежим и эффективным.
Расстановка приоритетов
Когда план готов, определите, что в нем важно, а от чего можно отказаться. Бывает так, что человек выполняет мало своих задач и делает много за коллег. От чужих дел в своем расписании нужно постараться избавиться.
Отделить приоритетные задачи от неприоритетных помогает матрица Эйзенхауэра. Подробнее о ней мы расскажем дальше — в разделе с техниками тайм-менеджмента.
Концентрация и фокус
Когда включается компьютер, тут же возникает соблазн заглянуть в Facebook. Уведомления, которые приходят на телефон, — еще один отвлекающий фактор. Но если постоянно отвлекаться, эффективной работы не получится.
Наши советы:
- Лучше сфокусироваться на одной задаче и не пытаться выполнять несколько дел сразу.
- Устраните отвлекающие факторы: поставьте телефон на режим «без звука» и выйдите из социальных сетей.
- Отдохните. Иногда человек отвлекается, потому что потерял способность к концентрации. Лучше сделать это еще до того, как вы почувствовали усталость окончательно — так больше шансов сохранить продуктивность.
Анализ и оптимизация
Фиксируйте, сколько времени уходит на выполнение разных задач — это поможет составлять планы более точно. Анализируйте те моменты, когда что-то пошло не так. Нужно понять, почему так произошло, и придумать, как избежать таких ситуаций.
Например, Петя привык делать по 10–15 задач в день. В этот раз его план состоял из привычного количества дел, но среди них была одна новая задача, с которой он не сталкивался ранее. Петя успел закончить только эту новую задачу и еще 3 пункта из своего списка.
Анализ поможет Пете понять, что пошло не так: он все время отвлекался на шум за окном, он неправильно расставил приоритеты или просто новая задача в разы сложнее всех его обычных задач. Соответственно, и решение будет разным: купить наушники, увеличить скорость работы или уменьшать количество дел при появлении в списке новых задач.
Техники тайм-менеджмента
Метод «Съешь лягушку на завтрак»
Этот метод придумал бизнес-тренер Брайан Трейси. Суть техники в том, чтобы найти самую трудную и страшную задачу — это и будет лягушка. Лягушка неприятная и от нее хочется избавиться — такую задачу нужно выполнить первой из списка.
Вычислите свою «лягушку» и «съешьте» ее первым делом с утра
Обычно чем дело труднее, тем больше ресурсов мы на него затрачиваем. Этого не хочется делать и задача откладывается. Чтобы не допустить прокрастинации, Трейси предлагает разделаться со всеми лягушками в первой половине дня, а во второй — заниматься более интересными делами.
Матрица Эйзенхауэра
Этот метод придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. До того как стать президентом, Эйзенхауэр был командующим армии США во время Второй мировой войны. Каждый день ему приходилось принимать сложные решения, и он изобрел собственную технику. Сейчас она называется матрицей Эйзенхауэра или матрицей срочно-важно.
Матрица поможет отсортировать задачи по степени важности и срочности. Составляем список задач, по каждой из них нужно задать два вопроса:
- Это важная задача?
- Это срочная задача?
Срочные задачи — это те, которые мы должны выполнить немедленно. Важные задачи — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей.
Дальше берем лист бумаги и делим его на четыре части — получится четыре квадрата. Разбиваем задачи на:
- важные и срочные,
- важные и несрочные,
- неважные и срочные,
- неважные и несрочные.
В идеале мы должны работать только над задачами в двух верхних квадрантах — остальные задачи нужно делегировать или отказаться от них.
Закон Парето
Закон Парето по-другому называется «Правило 80/20». По мнению экономиста и социолога Вильфредо Парето, 20% наших действий отвечают за 80% результата.
Цифры 80 и 20 не стоит воспринимать буквально. Это не строгое математическое правило, просто так легче запомнить закон. Суть техники состоит в том, чтобы понять, какие задачи более приоритетны. Если говорить языком Парето, мы должны найти те самые 20% важнейших задач.
Как применить:
- Запишите на листок все свои проблемы.
- Расставьте баллы этим проблемам — чем проблема значительнее, тем выше балл.
- Проблема с самым высоким баллом и есть то, над чем нужно работать в первую очередь.
Принцип 1-3-5
Это правило придумал американский предприниматель Крис Гильбо. Суть принципа в том, что за день мы должны выполнить 1 большую задачу, 3 средних и 5 мелких. Всего получается девять дел.
Принцип 1-3-5 помогает выстроить иерархию задач:
- Большая задача всегда в приоритете. Это самое важное дело за день, которое нужно выполнять на свежую голову с самого утра.
- Три менее сложных дела — это то, что мы выполним после первого. Эти дела требуют меньших усилий, но тоже важны.
- Мелкими задачами могут быть бытовые дела. Их несложно сделать, но они занимают много времени, когда накапливаются. Чтобы этого не допустить, выполняем мелкие задачи каждый день.
Метод помидора
Этот метод придумал предприниматель Франческо Чирилло. Техника названа в честь кухонного таймера в виде помидора. Чирилло использовал его, когда был студентом университета.
Суть метода в том, чтобы разбивать работу на интервалы — «помидоры» — для этого и нужен таймер. Во время интервала нужно работать над задачей и ни на что не отвлекаться. «Помидоры» длятся 30 минут — 25 минут нужно работать на задачей, а 5 минут отдыхать.
Как применить:
- Установите таймер на 25 минут.
- Работайте все это время над задачей и ни на что не отвлекайтесь.
- Когда 25 минут пройдут, сделайте 5-минутный перерыв.
- После каждого 4-ого «помидора» делайте длинный перерыв: 15 или 30 минут.
- Чтобы не допустить прокрастинации, не нужно выключать таймер. Если вы завершили задачу, а помидор еще тикает — переходите к следующей.
Автофокус
Этот метод тайм-менеджмента придумал Марк Форстер. Форстер предлагает взять простой разлинованный блокнот и выписать все свои задачи списком. Задачу нужно записывать, как только она придет в голову. Список редактировать нельзя.
Метод автофокуса: сфокусируйтесь — возьмите лист бумаги и начните записывать все задачи одну за другой
Когда список готов, начинаем работу с ним. Сначала быстро читаем все задачи, а потом возвращаемся в начало и читаем их медленно и вдумчиво. Прислушиваемся к своим ощущениям. На одной из задач должно появиться чувство, что нужно выполнить именно ее — начинаем работать. Если задача еще не закончена, но уже надоела — вычеркиваем ее и помещаем в конец списка.
Этот метод больше подходит, когда нет четких сроков для выполнения работы. Если дедлайн «горит», откажитесь от этой техники.
Вместо заключения: важное о тайм-менеджменте
Человек, который правильно распределяет время, получает много преимуществ: он более трудоспособен и эффективен, меньше испытывает стресс. У него лучше репутация, а значит, больше шансов на продвижение по карьерной лестнице.
Отдых — часть правильно распределенного времени. Во время отдыха организм сможет восстановиться и лучше сфокусироваться на рабочих задачах. Обязательно включайте отдых в план на день — работа на свежую голову более эффективна.
Не существует универсальной техники тайм-менеджмента, которая подойдет всем. Пробуйте разные и комбинируйте их, чтобы добиться лучших результатов.
Если есть привычка откладывать дела на последний момент, попробуйте использовать метод «Съешь лягушку». Если трудно сосредоточиться на поставленной задаче — метод помидора вам в помощь.
Высоких вам конверсий!
