Знаете ли вы, что 55% эффективности презентации зависит от невербальной коммуникации? Создание презентаций — это необыкновенно полезный навык в вашем арсенале.
Мы собрали для вас лучшие советы от Хелеаны Тибурка и visme.co для создания профессиональных презентаций, которые удерживают внимание аудитории с первой до последней минуты.
Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.
Содержание статьи
1. Выберите тему презентации
2. Изучите свою тему
3. Изучите аудиторию и говорите на ее языке
4. Выберите цель презентации
5. Создайте план презентации
6. Ограничьте количество текста на слайдах
7. Проверьте свои факты
8. Используйте сторителлинг
9. Приводите практические примеры
10. Напишите примечания для себя
11. Визуализируйте данные
12. Вовлекайте аудиторию с помощью мультимедиа
13. Заготовьте наводящие вопросы
14. Подумайте о способе подачи
15. Выберите подходящие шрифты
16. Используйте высококачественные визуальные материалы
17. Выстраивайте слайды по сетке
18. Используйте один вариант перехода между слайдами
19. Ограничьтесь одной идеей на каждом слайде
20. Выберите цветовую схему
21. Вычитывайте свои презентации
22. Отрепетируйте
23. Запомните свою презентацию
24. Захватите внимание аудитории в самом начале
25. Следите за поведением аудитории
26. Будьте искренны и уязвимы
27. Завершите свою презентацию на высокой ноте
28. Оставьте в конце время для вопросов
План презентации
Если у вас нет плана, вы заблудитесь еще до того, как начнете свой путь. Сильная и запоминающаяся презентация начинается с выбора интересной темы, цели презентации и создания ее структуры. В этой части статьи вы найдете советы и хитрости планирования.
1. Выберите тему презентации
Один из самых важных этапов работы над презентацией — это выбор ее темы. Даже если тема выбрана за вас, вы все еще можете раскрыть ее с необычной точки зрения или сосредоточиться на конкретной интересной проблеме. И даже если тема остается скучной, презентацию можно оживить привлекательными визуальными материалами и манерой подачи.
2. Изучите свою тему
Чтобы завоевать доверие своей аудитории, вам нужно быть уверенным в себе и своих способностях. Один из способов этого добиться — досконально изучить свою тему: тогда вы будете готовы к любым вопросам своей аудитории.
Изучить тему можно на специализированных сайтах или в библиотеке. А если вы хотите подготовиться особенно тщательно, свяжитесь с кем-либо из ваших будущих зрителей и спросите, что они хотели бы увидеть в вашей презентации.
Такой подход поможет вам сосредоточиться на самом важном и найти ответы на животрепещущие вопросы своей аудитории.
Свою тему полезно знать еще и потому, что если вы закончите ее раньше срока и у вас останется время, вы сможете добавить интересную бонусную информацию.
3. Изучите аудиторию и говорите на ее языке
Вам необходимо хорошо знать не только тему своей презентации, но и свою аудиторию. Почему? Потому что, понимая ее интересы, объем внимания и болевые точки, вы сможете наладить с ней контакт и решить ее проблемы.
Вам нужно говорить с аудиторией на одном языке и быть на одном уровне. Продвинутая, опирающаяся на данные презентация, полная технического жаргона, не подойдет тем, кто плохо знаком с вашей сферой и ее терминами.
Такая презентация не возымеет эффекта и только запутает. Лучше упростить ее и начать с основ, прежде чем погружаться в данные и детали.
4. Выберите цель презентации
У каждой презентации должна быть цель и задача. Ваша презентация может преследовать одну или несколько из следующих целей:
- информировать,
- развлекать,
- вдохновлять,
- убеждать.
От цели презентации зависит ее предмет, план и структура.
5. Создайте план презентации
По данным Университета Арканзас, убедительная и результативная публичная речь состоит из трех компонентов: введение, основная часть и заключение, закрепляющее основные мысли.
- Введение.
Сильное начало презентации захватывает внимание и заставляет аудиторию вас слушать. Вы можете задать интригующий вопрос, перечислить преимущества своей идеи или удивить аудиторию интересным фактом или статистикой.
- Основная часть.
Чтобы разработать основную часть презентации, вам нужно раскрыть вопросы, поставленные во введении: привести необходимые аргументы и данные, доказать свои утверждения, просветить аудиторию по своей теме.
- Заключение.
В заключении презентации следует вернуться к утверждениям из вводной части, предложить свое решение поставленных проблем и рассказать слушателям, что им нужно делать.
Создавая структуру своей презентации, подумайте о том, насколько длинной она будет и сколько в ней будет слайдов. Правил много, выберете подходящий вам формат.
Например, опирайтесь на правило Гая Кавасаки 10–20–30: вы можете показать примерно 10 слайдов за 20 минут, и в каждом слайде при этом будет 30 пунктов.
Эти правила неабсолютны, но на них определенно стоит опираться: они помогут вам не сбиться с пути и не перегрузить аудиторию избытком слайдов в слишком короткий промежуток времени.
Содержание презентации
Теперь вы знаете, как создать план презентации. Поговорим о ее содержании.
Содержание — это главное в вашей презентации: она должна быть убедительной, понятной и ценной для слушателей. Из следующей секции нашей статьи вы узнаете, как создать ясный, лаконичный и креативный контент, который запомнится слушателям.
6. Ограничьте количество текста на слайдах
Мы уже говорили, что важно не перегрузить аудиторию избытком информации. Поэтому полезно ограничить свои слайды 6–8 строчками на каждый, как в примере ниже.
Так у вас получатся чистые и приятные глазу слайды, и вы не испугаете аудиторию стеной текста.
7. Проверьте свои факты
Нет ничего хуже, чем сообщить ложную информацию и потерять доверие аудитории: тогда его почти невозможно завоевать заново. Вся ваша информация должна быть получена из достоверных источников. К тому же вы будете звучать более уверенно и авторитетно, зная, что можете доказать свои слова.
Если вы собираетесь размещать свою презентацию онлайн, полезно указать источники информации на последнем слайде или на каждом в виде сносок.
8. Используйте сторителлинг
Люди лучше запоминают трогательные истории, а не списки и статистику. Чтобы ваша презентация была эффективной, сочетайте то и другое и расскажите историю в доказательство ваших ключевых аргументов и данных.
Например, вместо того чтобы озвучивать сухие цифры, поставьте проблему и объясните, что означает ваша статистика и на кого она влияет.
Еще один прием сторителлинга — сосредоточиться не на объектах и цифрах, а на персонажах. Люди эмоциональны по природе своей и лучше всего понимают персонажей, когда могут поставить себя на их место.
Например, если вы говорите о проблемах окружающей среды, забудьте технические термины и расскажите, как эти проблемы влияют на людей и животных.
9. Приводите практические примеры
Данные и цифры полезны в презентации, но если вы не свяжете эту информацию с контекстом, ваша аудитория запутается или заскучает. Один из способов предоставить контекст — это практические примеры.
Вы произведете гораздо более сильное впечатление, если объясните, что информация из вашей презентации значит в повседневной жизни ваших слушателей. К тому же такие примеры делают ваше сообщение понятнее и доходчивее.
Рассмотрим на примере (вот и мы тоже приводим пример). На приведенном ниже слайде, взятом из торговой презентации Uber, объясняется, как работает сервис совместных поездок.
Сам по себе слайд, приведенный выше, не слишком ценен: даже если слушатели знают, как работает сервис, им может быть неясно практическое применение этой информации. Поэтому лучше сопроводить его следующим слайдом:
Показать аудитории варианты использования — это отличный способ объяснить, чем полезна и хороша ваша идея. Так Uber показали инвесторам, что в их сервис стоит вкладывать деньги.
10. Напишите примечания для себя
Не перегружайте презентацию текстом. Если вы боитесь забыть о чем-нибудь важном и поэтому хотите все прописать на своих слайдах, остановитесь и лучше напишите примечания для себя.
Некоторые программы для создания презентаций позволяют создавать примечания, которые появятся на экране вашего компьютера во время презентации, но на слайдах, которые демонстрирует проектор, они не видны.
11. Визуализируйте данные
Наверное, всем нам доводилось сидеть на бесконечных совещаниях и мучительно заставлять себя вникать в статистику и прочие цифры, которые кто-нибудь зачитывает с листа. Не следуйте этому дурному примеру в своих презентациях. Визуализируйте свои данные: используйте диаграммы, графики, карты и виджеты.
В примере ниже трафик сайта визуализирован в виде линейного графика:
Представьте себе ту же информацию в виде сложной таблицы с кучей рядов, ячеек и цифр. Зеваете? Вот и ваша аудитория заскучала бы.
Многие программы для создания презентаций позволяют добавлять разные типы диаграмм и графиков и видоизменять их, чтобы они подходили к дизайну ваших слайдов.
12. Вовлекайте аудиторию с помощью мультимедиа
Большинство презентаций — это однообразные, предсказуемые слайды с маркированными списками, а человеческий мозг реагирует на все неожиданное.
Чтобы вовлечь аудиторию, добавьте на слайды мультимедиа — и не только статичные фотографии. Используйте видео, GIF-анимацию, аудиоролики, музыку или интерактивные элементы: опросы, тесты, ссылки, всплывающие окна и т. д.
А пока ваша аудитория смотрит видео или слушает аудиоролик, у вас появится передышка, чтобы собраться с мыслями и подготовиться к следующей важной идее.
13. Заготовьте наводящие вопросы
Люди любопытны, и их легко заинтересовать головоломкой. Воспользуйтесь этим человеческим качеством и во время презентации задавайте вопросы, которые заставят ваших слушателей глубоко задуматься. Вопросы могут начинаться так:
- А вы когда-нибудь...
- Что будет, если...
- Что бы вы сделали, если бы...
- Почему вы думаете, что...
Чтобы максимально вовлечь свою аудиторию, заготовьте эти вопросы заранее.
Дизайн презентации
Теперь вы знаете, как разработать план презентации и каким содержанием ее наполнить. Пора приступать непосредственно к созданию презентации и работать над ее дизайном.
Как создать презентацию, которую полюбит ваша аудитория? В этой части статьи мы приведем самые важные рекомендации.
14. Подумайте о способе подачи
Так же, как структура презентации зависит от ее цели, дизайн зависит от способа подачи. В автономной презентации на слайдах должно быть больше текста, но если вы проводите ее лично, то лучше не перегружать слайды текстом.
Определившись со способом подачи, вы сможете выбрать самый подходящий дизайн для своей презентации.
15. Выберите подходящие шрифты
Чтобы презентация выглядела хорошо, используйте не больше 3 разных шрифтов на каждом слайде. Если вы используете больше, вы рискуете выглядеть неопрятно и непрофессионально.
Ваши шрифты должны сочетаться друг с другом, как в примере ниже.
Важно использовать одни и те же шрифты на протяжение всей презентации: так она будет выглядеть элегантно и профессионально. Если вы все же хотите изменить шрифт, поиграйте со стилем, цветом и размером.
16. Используйте высококачественные визуальные материалы
Важно, чтобы ваши визуальные материалы были качественными. Избегайте пикселизированных фотографий, картинок с водяными знаками и размытых векторных иконок: из-за плохих визуальных материалов ваша аудитория не воспримет вас всерьез.
17. Выстраивайте слайды по сетке
Еще одно важное требование к дизайну — гармонично выстроить все элементы слайда. Симметрия напрямую связана с красотой, поэтому вам нужно постараться сделать слайды сбалансированными и приятными глазу.
18. Используйте один вариант перехода между слайдами
Статичные презентации устарели. Анимация перехода между слайдами сделает вашу презентацию более вовлекающей. Чтобы презентация выглядела целостной, используйте один и тот же вариант анимации.
19. Ограничьтесь одной идеей на каждом слайде
Чтобы сделать слайды элегантными и не перегружать аудиторию, лучше ограничьтесь одной идеей на каждом слайде. Таким образом и вы не собьетесь с пути, и ваша аудитория не запутается, потому что на слайдах не будет ничего лишнего.
Полезно посвятить целый слайд одному главному вопросу или выделить важную цитату. Если вы хотите привлечь внимание к следующей ключевой идее, уделите ей целый слайд.
Лаконичная презентация с быстро меняющимися слайдами удерживает внимание аудитории, а отдельные слайды для каждой важной идеи помогают сосредоточиться.
20. Выберите цветовую схему
Исследования показывают, что цвета напрямую влияют на наши эмоции. Цвета, использованные в вашей презентации, могут повлиять на вашу аудиторию.
Важен не только основной цвет, но и дополнительные тоже. Полезно использовать схему из хорошо сочетающихся цветов на протяжении всей презентации. Если вы не знаете точно, какие цвета сочетаются друг с другом, вы можете найти цветовые схемы от профессиональных дизайнеров.
Если у вашей компании есть фирменные цвета, лучше использовать в презентации именно их: так вы повысите узнаваемость бренда.
Помните, что не нужно использовать два светлых цвета и для фона, и для текста слайда. Чтобы текст выделялся, цвета должны контрастировать. Например, вы можете разместить ярко-зеленый текст на черном фоне или наоборот. Аудитория должна легко прочитать текст.
21. Вычитывайте свои презентации
Закончив набросок презентации, уделите время ее вычитке. Используйте программы для проверки орфографии: нередко они "замечают" то, что вы пропустили. К тому же, перечитав свою презентацию несколько раз, вы наверняка увидите, что в ней лишнее.
Чтобы ваши слайды были красивее и элегантнее, сделайте текст лаконичнее: сократите его до основных идей. Так на слайдах станет больше свободного пространства и они будут выглядеть лучше.
Не ограничивайтесь тем, чтобы быстро просмотреть свою презентацию и на этом закончить работу над ней. Пересмотрите ее два, три и даже четыре раза.
Если у вас есть такая возможность, покажите ее кому-нибудь еще: вполне вероятно, что у вас замылился глаз и вы не замечаете мелкие или даже большие ошибки.
Запоминающееся выступление
Даже самую замечательную презентацию можно испортить плохим выступлением. Теперь, когда у вас есть готовая презентация, пора поговорить о том, как выступить с ней наилучшим образом.
22. Отрепетируйте
Путь к совершенству — это практика, практика и еще раз практика. Пусть соседи посчитают вас сумасшедшим, когда вы будете проговаривать свою речь вслух в одиночестве, вам все равно нужно это делать. Почему? Потому что, послушав самого себя, вы можете обнаружить, что пропустили нечто важное.
Проговаривайте свою речь перед зеркалом. Следите за своей позой и жестами: для презентации очень важен язык тела. Улыбайтесь, принимайте открытые свободные позы, и вы произведете впечатление уверенного в себе человека.
Если время вашей презентации ограничено, практикуйтесь с таймером. Так вы сможете перестроить информацию на своих слайдах, чтобы донести до аудитории все самое важное.
Еще один способ повысить уверенность в себе и избавиться от страха сцены — отрепетировать свою презентацию перед аудиторией: вы не только привыкните говорить публичные речи, но и получите честную обратную связь и узнаете, что вам нужно улучшить.
23. Запомните свою презентацию
Заучить свою речь для презентации — это не так-то просто. Но чем лучше вы ее помните, тем меньше вы будете неловко мычать во время выступления. Вот несколько способов ее запомнить:
- Построить «дворец памяти». Еще греки и римляне придумали ассоциировать идеи и факты с конкретными локациями, чтобы лучше их запоминать.
Создайте в своем воображении пространство с различными комнатами и «поместите» разную информацию в каждую из них, ассоциируя ее с каким-либо предметом в комнате.
Затем «перемещаясь» из комнаты в комнату во время презентации, вы легко вспомните нужную информацию.
Изображение: practicalpie.com
- Запишите ключевые идеи. Исследования показывают, что записи помогают понять и запомнить информацию более эффективно.
- Практикуйтесь по вечерам. Исследования показывают, что мы легче вспоминаем то, что выучили вечером.
- Записывайте свои выступления на диктофон. Записывать себя и слушать полезно не только для того, чтобы говорить лучше, но и чтобы запомнить свою речь.
Применяйте эти техники запоминания, когда репетируете свою презентацию, и проследите за тем, чтобы каждое ваше слово было понятно.
24. Захватите внимание аудитории в самом начале
Первое впечатление всегда важно, но особенно — в презентациях. Начало презентации задает тон всего вашего выступления: или вы сразу заинтересуете слушателей, или сразу начнете их усыплять.
Вот несколько вариантов того, как начать выступление:
- расскажите личную историю;
- озвучьте провокационное утверждение;
- поделитесь шокирующим фактом или статистикой;
- задайте вопрос;
- используйте какой-либо реквизит (книгу, продукт вашей компании и др.);
- покажите видео или другой интересный визуальный материал.
Предприниматель и автор книг Сет Годин использовал свечу в качестве реквизита. Таким образом он отмерил время, чтобы донести свою идею до аудитории
25. Следите за поведением аудитории
Помните: презентация — это не односторонний разговор. Эффективная коммуникация предполагает постоянное получение обратной связи от слушателя, и вам нужно реагировать на нее соответствующим образом.
Во время своего выступления постоянно следите за поведением своих слушателей: за выражениями их лиц, языком тела и вопросами.
Например, вы можете заметить, что аудитория заскучала, если некоторые люди ерзают на своих местах, зевают или смотрят в телефоны. В таком случае вам нужно оживить обстановку:
- задайте вопрос;
- предложите аудитории задать вопросы вам;
- смените тему;
- рассмешите аудиторию шуткой;
- предложите людям встать или сделать что-нибудь;
- сделайте перерыв, если у вас достаточно времени.
А если вы видите, что ваша аудитория внимательно слушает, продолжайте с энтузиазмом и удерживайте ее внимание до конца.
26. Будьте искренны и уязвимы
Нет ничего хуже, чем притворяться на публике кем-то другим и выглядеть претенциозно и неоригинально.
Писательница Брене Браун начинает свое выступление в TED с рассказа о том, что после одного из своих неудачных выступлений она чувствовала себя настолько уязвимой и сконфуженной, что три дня не выходила из дома.
Выступление Брене Браун для TED. Источник: Listening to shame | Brené Brown
Успешные выступления не всегда безупречны, но всегда искренны. Вам нужно быть близким к своей аудитории. Вместо того, чтобы пытаться скрыть свои уязвимости, неудачи и несовершенства, поделитесь ими с аудиторией и на этом постройте эмоциональную связь.
Когда слушатели считают вас "своим", они прислушиваются к вам и воспринимают вас всерьез.
27. Завершите свою презентацию на высокой ноте
Важно захватить внимание аудитории в начале презентации и не менее важно закончить ее на высокой ноте, повлиять на аудиторию и заставить ее еще долго думать о вашем сообщении.
Мы предлагаем пять способов эффектно закончить презентацию:
- Откажитесь от Q&A. Серии вопросы-ответы не запоминаются. Лучше использовать вопросы в ходе презентации.
- Запоминающаяся цитата. Если вы не находите подходящих слов, используйте чужие.
- Сильный призыв к действию. Главная задача презентации — вдохновить аудиторию. Подтолкните ее к действию.
- Завершающая история. История в начале презентации помогает захватить внимание, а в конце — эффективно подводит итоги.
- Основные мысли. Простая формула от профессиональных ораторов:
- Скажите, о чем вы собираетесь рассказать.
- Расскажите.
- Скажите, о чем вы только что рассказали.
28. Оставьте в конце время для вопросов
Финальный совет для эффективной презентации — вовлечь аудиторию и выделить время для комментариев и вопросов в конце презентации.
Каждый хочет быть услышанным, и если вы хорошо сделаете свою работу, к концу вашей презентации слушателям захочется поговорить. Уделите им время и внимание после вашего выступления, чтобы показать, что для вас важна ваша тема и, главное, вы заботитесь о своей аудитории.
Вместо заключения
Сильная презентация требует планирования, внимания к деталям и хорошего вкуса в дизайне. Но даже самую лучшую презентацию можно испортить неудачным выступлением. Теперь вы знаете, как создать красивую и информативную презентацию и как эффективно выступить с ней.
Высоких вам конверсий!
По материалам: visme.co. Автор: Heleana Tiburca.
