Business Intelligence — это инструменты (дашборды, графики, диаграммы и таблицы), которые специалисты используют для сбора данных о компании и для последующего их анализа.
Работать с инструментами бизнес-анализа могут руководители компаний, бизнес-аналитики и проджект-менеджеры. Эти данные помогают им понять, что происходит внутри организации, в отрасли в целом, и составить оптимальный план развития предприятия.
Бизнес-анализ используют для работы с разными отраслями: финансы, производство, страхование, оптовая и розничная торговля. Раньше эти инструменты применяли только крупные компании, но сегодня без аналитики бренда не обходится и средний или малый бизнес.
В статье мы рассказываем о том, для чего используют Business Intelligence, какие факторы и ошибки влияют на ее внедрение и какие существуют BI-системы.
Содержание статьи
Выгрузка информации, ее обработка, распределение по классам и сохранение в одном месте
Формирование оперативной отчетности
Проведение анализа и составление гипотезы для улучшения деятельности предприятия
Прогнозирование дальнейшего развития фирмы на основе имеющихся данных
Сохранение знаний и информации для передачи новым сотрудникам
Факторы для внедрения BI-системы
Определение и анализ данных
Одна платформа
Облако
Визуализация полученных данных
Обучение персонала
Инструменты вводятся без изучения IT-системы и ПО для нее
Работа проходит без поэтапной схемы
QlikView
Klipfolio
Tableau
Power BI
Для чего нужна BI-система?
Как и любой другой компьютерный метод или инструмент, BI-система отвечает на вопросы.
5 вопросов, которые решают системы Business Intelligence
Все эти данные собирают инструменты бизнес-аналитики. Еще они помогают аналитикам решать задачи. Поговорим ниже об основных.
Выгрузка информации, ее обработка, распределение по классам и сохранение в одном месте
Например, компания занимается производством деталей для самолетов и получает от BI-инструментов всю информацию за прошедший 2021 год по логистике, продажам, хранению, по клиентской базе, бракам и возвратам. После чего система приводит все данные в порядок и структурирует их по категориям.
Таким образом, руководство, аналитики и менеджеры получают всю информацию о компании и ее деятельности за определенный отрезок времени.
Формирование оперативной отчетности
Например, компания продает только трендовые вещи из категории «антистресс». После того как пик популярности одного из товара прошел, система мгновенно подгружает новую информацию по старым показателям и выдает данные о том, что количество заявок по определенной позиции упало.
Полученные данные дают возможность аналитикам и менеджерам сразу заметить изменения и приступить к решению проблемы: удалить товар из каталога, ввести на него акцию, провести флеш-распродажу и так далее.
Проведение анализа и составление гипотезы для улучшения деятельности предприятия
К примеру, компания получила данные от системы Business Intelligence. После проведения анализа стало ясно, что за последние 2 месяца упала конверсия по заявкам.
Воспользовавшись одним из инструментов для отслеживания поведения пользователей на сайте, компания выяснила, что клиенты уходят на моменте введения своих данных. После чего аналитики проводят анализ всех материалов и выдвигают гипотезы, почему пользователь уходит и как оставить его на сайте.
Прогнозирование дальнейшего развития фирмы на основе имеющихся данных
Если аналитики получают отчетность вовремя и регулярно, то они смогут создать для руководства примерный, но достаточно достоверный план развития.
Например, компания, которая продает тканевые сумки, проводит аналитику по данным за два года. Из них становится ясно, что за первый год конверсия увеличилась на 10% процентов, а за второй год еще на 15%. Данные также позволяют зафиксировать информацию о том, какие товары были более востребованы.
На основе этих данных аналитики могут спрогнозировать примерный рост конверсии на ближайшие 5 лет и план по развитию самых популярных товаров.
Сохранение знаний и информации для передачи новым сотрудникам
Система и структурированные данные уменьшают время погружения людей в новую работу, а также помогают начинающим работникам быстрее овладеть новой работой и получить новые знания за счет уже сформированного опыта.
Информация нужна как крупным предприятиям и холдингам, так и малому бизнесу. Инструменты бизнес-анализа универсальны, и использовать их можно в разных направлениях и для решения любых задач. Внедрять систему BI стоит:
- Если нужно провести интеграцию данных из нескольких источников.
- Для обновления устаревшей информации.
- Для мониторинга деятельности, развития компании в целом и ее отдельных филиалов.
- Для получения доступа к данным быстро из любой точки мира и любого устройства.
- Для роста пользователей, которые используют информацию и аналитику для своей работы.
- Нужно добавить новые товары в каталог предприятия.
Факторы для внедрения BI-системы
BI подключается к каждой IT-системе, которую использует предприятие (это может быть ERP, CRM и WMS), и интегрирует всю необходимую и полную информацию о компании, а после происходит только интеграция измененных данных.
Выбор инструментов зависит от индивидуальных нужд и возможностей компании. ПО существует много, но важно учитывать, какие IT-системы могут обслуживать инструменты, поддерживают ли они коннект с GA и Яндекс.Метрикой.
Существует несколько факторов, которые стоит учитывать, чтобы сделать выбор.
Определение и анализ данных
Не всегда удается быстро сформировать, какие требования и данные нужны. Для понимания, какие материалы стоит использовать, а какие нет, необходимо либо хорошо разбираться в сфере, либо нанять человека, который проведет анализ и даст четкие указания о том, что нужно выводить.
На этом этапе лучше всегда двигаться сверху вниз по структуре компании. Например, финансовый директор понимает, что он должен видеть в P&L (отчет прибыли и убытков за определенный период времени), после запрос переходит к руководству других филиалов и отделов, где уже они предоставляют и анализируют ту информацию, которая нужна на их уровне.
Таким способом удобно структурировать нужные данные, а также исключать лишнюю информацию.
Одна платформа
Для любого проекта лучше, когда все данные собираются, анализируются и хранятся в одной системе. Не всегда разные платформы хорошо «коммуницируют» между собой, кроме того, наличие множества платформ приводит к лишним затратам: появляется отдельная статья расходов для обслуживания разных систем, а сотрудники тратят время на погружение в работу новой платформы.
Например, если интернет-магазин находится на базе CMS Bitrix, то существует BI, которую предоставляет «Фирма 1C». Ее легко внедрить в админку сайта, и если человек давно работает с продуктами этой компании, то на интуитивном уровне поймет, что делать.
Облако
Хранение информации на облаке помогает убрать лишние на данный момент данные, а в случае необходимости — вернуться к ним из любой точки мира.
Визуализация полученных данных
Использовать таблицы и отчеты — правильное решение, так как в них содержится вся подробная информация, но нужно также прибегать к графикам и диаграммам, в которых содержится сжатая информация.
Финансовый дашборд для визуализации данных отчетов. Источник: https://dаtаbеаr.cоm/xerо-finаnciаl-dаshboаrd/#
Такой подход помогает посмотреть и оценить ситуацию с разных сторон, кроме того визуализация является одной из основных частей Business Intelligence.
Обучение персонала
Квалифицированные кадры должны присутствовать в любой компании. Аналитики, менеджеры, финансисты — каждый из них должен быть обучен своему делу, чтобы проводить быстрый и качественный анализ работы, а также планировать дальнейшую работу и развитие за счет полученных данных из BI-инструментов.
Важно уделить внимание тому, чтобы все сотрудники разбирались в системе и она им была интуитивно понятна.
Ошибки при внедрении
Есть два критических момента, которые стоит учитывать при внедрении ПО для работы с Business Intelligence.
Инструменты вводятся без изучения IT-системы и ПО для нее
Существуют платформы in-memory — это системы, которые используют для хранения информации и обработки данных в реальном времени.
Есть также системы, которым требуется отдельное хранилище и отдельный инструмент Business Intelligence для построения дашбордов.
Эти моменты важно учитывать, так как они приводят к потере информации, которая может быть важна.
Работа проходит без поэтапной схемы
Для правильной работы каждого из этапов в инструментах (загрузка, обработка и дополнительная интеграция данных) нужно разбивать ее на несколько небольших задач.
Часто выгрузки проводят большими кусками или сразу выгружаются все материалы. При этом одновременно проводят трансформацию и анализ данных.
Лучше заранее проработать схему работы: выделить приоритетные материалы — данные логистики, информацию о продажах за месяц или клиентская база определенного региона. Так будет легче разобраться, что уже было выгружено и обработано, а что еще предстоит сделать.
Примеры BI-систем
Существует большое количество Business Intelligence платформ, с которыми можно работать.
QlikView
Популярная платформа для выгрузки и обработки данных. Позволяет создавать дашборды, диаграммы и графики под любые задачи. Обновление дашбордов происходит автоматически и по заданному расписанию.
Платформа также предоставляет возможность очистки и обработки полученных данных, возможность выгрузки в Excel, CSV, XML. Рассылка отчетов осуществляется на e-mail.
Большая часть функционала платная. Платформа считается одной из самых дорогих. Конечно, сайт предоставляет пробную бесплатную версию после регистрации, но ее функции ограничены.
Сама платформа простая и интуитивно понятная, поэтому даже начинающий специалист разберется в ней. Использовать можно как веб-версию, так и мобильное приложение.
Klipfolio
Одна из самых старых и проверенных платформ, которая дает возможность визуализировать данные с изменениями real-time. Она поддерживает работу с данными и с разными источниками: Google Sheets, Excel, CSV, XML и другими. Klipfolio также позволяет работать с инструментами Google Analytics, Trello и Twitter.
Анализ метрик, создание и персональная настройка визуализаций (любые графики, диаграммы, гистограммы и их комбинации) позволяют извлекать любые данные и делать их обработку быстрой и понятной. Здесь можно формировать единый отчет из различных источников, настраивать KPI и многое другое. Платформа работает практически с любыми девайсами.
Klipfolio — платный инструмент, но можно протестировать его базовый функционал бесплатно в течение 14 дней. Доступ к демке можно получить уже после регистрации. Далее стоимость продукта составляет от $99 в месяц.
Tableau
Крупный проект для работы с BI. Анализ данных происходит посредством визуализации. Здесь есть возможность верстать дашборды и графики, которые сервис может автоматически обновлять.
Работает платформа с разными системами хранения и инструментами: XML, Google Bigquery, Microsoft Azure, Excel, реляционными и нереляционными базами данных, а также умеет комбинировать полученную информацию. Отчеты о работе приходят на e-mail.
На сайте есть форум с подробной документацией, видеоуроками и текстовыми инструкциями от пользователей о том, как взаимодействовать с Tableau. Сам сервис поддерживает только веб-формат, но интерфейс простой и удобный.
Tableau предоставляет 3 продукта:
- Tableau Desktop (предназначен для отдельных пользователей);
- Tableau Online (бесплатная платформа, где все действия и решения хранятся на общем сервере и полностью находятся в открытом доступе); и
- Tableau Server (полный доступ к инструменту для компаний со своими серверами).
Цены варьируются от $15 до $70 в месяц в зависимости от приобретенного пакета.
Power BI
Это онлайн-сервис, разработанный Microsoft для бизнес-аналитики с возможностью подключения сторонних источников данных и объединения их в единую базу. На сервере есть приложение, которое верстает дашборды и автоматически их обновляет.
Работа сервиса также направлена на расширение функционала Excel и на улучшение его старых возможностей.
Power BI поддерживает как веб, так и мобильный формат, что позволяет изучать данные и аналитику в любом месте и в любое время. По интерфейсу и функционалу продукт похож на типичные инструменты от Microsoft, поэтому работать с ним будет просто и понятно.
Платформа предоставляет пробную бесплатную версию для одного пользователя. Лимит облака в таком случае составляет 1 Гб, скорость обработки данных 10 000 строк за час. В этой версии стоят ограничения на обновления и возможности расшарить доступ к документам.
Power BI Pro стоит $9 долларов за месяц: функционалом может пользоваться только один пользователь, память составляет 10 ГБ, а скорость обработки 1 млн строк в час; все инструменты платформы становятся доступными.
Заключение
BI-система нужна для превращения множества разных по качеству и важности данных в полезную и структурированную отчетность. Правильное внедрение, умение работать с инструментами, а также анализ полученных данных помогут любому бизнесу продержаться на плаву, составить правильную рекламную кампанию и понять, что именно нужно потребителю.
Высоких вам конверсий!
