Плоская структура — это управление организацией, при котором минимум руководителей и бюрократии, а решения принимают не боссы отделов и подразделений, а те, кто обладает реальным опытом и компетенциями.
Плоская структура — альтернатива иерархическому управлению, когда над каждым линейным менеджером по 7–10 начальников.
Адепты плоской структуры считают, что плоским организациям проще подстраиваться под меняющиеся условия рынка — например, когда падает спрос. Все потому, что надо пройти меньше руководителей, чтобы согласовать новый ассортимент или перераспределить производственные мощности.
Так это или нет — рассказываем в статье. А еще мы даем рекомендации, как перевести бизнес с иерархического управления на плоское и каким компаниям это выгодно.
Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.
Содержание статьи
Что было до плоской структуры?
Цель плоской структуры
Преимущества и недостатки плоской структуры
Какие еще структуры бывают и чем отличаются от плоской?
Линейная
Функциональная
Дивизиональная
Проектная
Матричная
Какому бизнесу подойдет плоская организация?
Buurtzorg
Reaktor
The Morning Star Company
Как внедрить плоскую структуру: советы и рекомендации
Шаг 1. Обсудить изменения с топ-менеджерами
Шаг 2. Сообщить коллегам об изменениях
Шаг 3. Собрать фокус-группы и разработать правила
Шаг 4. Выбрать лидеров
Шаг 5. Объединить команды и определить ответственность
Шаг 6. Следить за прогрессом и направлять коллег
Что такое плоская структура?
Плоская, или горизонтальная, организационная структура — это структура управления, при которой над каждым менеджером не по 10 управленцев, а только главный босс и неформальный руководитель, по-другому — лидер.
В плоской организационной структуре минимум уровней менеджмента между сотрудниками и главным боссом — генеральным директором
Горизонтальная структура — противопоставление иерархической, или высокой, которая появилась раньше и считается универсальной. Чтобы понять, как устроена плоская структура, сначала придется разобраться с высокой.
Что было до плоской структуры?
В прошлом столетии фактически каждый бизнес строил управление по высокой, или вертикальной, структуре с многоуровневой иерархией управленцев. Главные ее особенности — все полномочия в руках топ-менеджеров, бизнес-процессы менять нельзя, а трудовые обязанности строго распределены. Структура организации выглядит так:
В иерархической структуре целый штат управленцев, директоров и руководителей между линейными исполнителями и высшим начальством
Вертикальная структура работала, пока компании производили однотипные товары и на них был спрос, а рынок не сотрясали кризисы. Но когда рынок стал меняться, а технологии совершенствоваться, структура устарела.
Объясним на примере. Из-за санкций у фирмы отваливаются партнеры. Линейный менеджер хочет провести конкурс среди подрядчиков. Надо получить добро от босса, но конкурс приходится согласовывать с нижестоящими топ-менеджерами. Процесс принятия решения затягивается. А если какой-то топ инициативу отклонит, компания потеряет и потенциальных новых, и старых партнеров.
В иерархической структуре трудно доносить идеи и предложения до высокого начальства, так как их могут заворачивать нижестоящее руководство
Из иерархической структуры у бизнеса ряд проблем:
- На зарплаты управленцев и руководителей уходят горы денег, которые можно было бы инвестировать во что-то полезное.
- Компании трудно действовать по ситуации. Если надо срочно обновить ассортимент или ценовую политику, согласовывать инициативу приходится с каждым руководителем.
- Трудно формировать команды между отделами. Каждый начальник держится за своего сотрудника — ведь если отпустит, отдел рискует не выполнить план.
- Линейные сотрудники не проявляют инициативу. У них складывается впечатление, что от них ничего не зависит, ведь решения принимают другие.
- Большинство решений принимает не лично директор, а топ-менеджеры. Если топы недостаточно компетентны, бизнес теряет деньги или даже может обанкротиться.
Чтобы решить эти проблемы, придумали альтернативу — плоскую организационную структуру.
Цель плоской структуры
Цель плоской структуры — уменьшить количество топ-менеджеров между генеральном директором и линейными сотрудниками. А еще раздать полномочия обычным работникам, чтобы решения принимали не те, у кого больше власти, а те, у кого больше знаний и компетенций.
Последователи горизонтальной структуры считают:
- Чем меньше уровней подчинения, тем короче период принятия решения. Любой идет сразу к начальнику, чтобы предложить идею, а не обращается сначала к менеджерам-управленцам. Аналогичное делает и начальник — идет к работникам низшего звена и раздает поручения.
- Отношения внутри коллектива становятся гибче, благодаря чему бизнесу легче подстроиться под изменения рынка.
Например, американский разработчик видеоигр Valve использует плоскую структуру «без босса». У фирмы нет формальной иерархии, кроме Гейба Ньюэлла — генерального директора. Сотрудников в компанию набирают не на конкретную должность, а по навыкам. Далее каждый может присоединиться к команде любого понравившегося проекта и делать то, что умеет лучше всего.
Абсолютно плоские структуры, как у Valve, редкость. Чаще бизнес сохраняет 2–3 уровня менеджмента. Изображение: Valve
Преимущества и недостатки плоской структуры
Преимущества
- Сокращает цепочку принятия решений. В плоской фирме решения принимают быстро. Сотрудник с инициативой или предложениями идет сразу к гендиру.
- Снижает операционные затраты. Зарплаты управленцев влетают в копеечку. А вот если компания сократит их штат, то одновременно снизит операционные расходы. Появится больше денег для развития фирмы.
- Увеличивает личную ответственность сотрудников. Чем меньше руководителей, тем больше полномочий и шире зона ответственности у рядовых работников.
- Улучшает общение в коллективе. В плоской компании нет строгой иерархии и границ. Коллеги общаются между собой на равных и помогают друг другу независимо от должности.
- Ускоряет производительность. Так как сотрудникам проще передать друг другу поручения, проекты и документы, то ускоряется работа всего коллектива.
- Выявляет таланты. Когда в компании много руководителей, таланты рядовых сотрудников незаметны, ведь проявить себя трудно. В плоской структуре у них шире полномочия, а в работе сотрудники используют больше навыков. Гендиру легче распознать одаренных работников.
Недостатки
- Уходят сотрудники с карьерными амбициями. Некоторым сотрудникам важно продвигаться по карьерной лестнице. Если компания не может предложить управленческие должности, такие кадры уходят. И тут ничего не сделать.
- Растет нагрузка на руководителей. В плоских организациях руководителей мало, поэтому они управляют большим числом сотрудников — не 3–5, а 10–15 менеджерами. Из-за этого руководители могут испытывать повышенную нагрузку.
- Требует от сотрудников высокой самоорганизации. Когда за плечом не стоит начальник, некоторым работникам тяжело работать. Чтобы плоская структура работала, бизнесу нужны высокоорганизованные сотрудники.
Какие еще структуры бывают и чем отличаются от плоской?
Плоская и иерархическая структуры — это общие понятия. На самом деле существуют разные виды организации управления, которые относятся к тому или другому виду. Разберем самые популярные из них.
Линейная
Линейная организационная структура — это разновидность иерархической. Выглядит как пирамида: наверху один начальник, который принимает решения, а под ним линейные руководители — своеобразные администраторы, а также сотрудники низшего звена. Когда начальник отдает приказ, его берут руководители и передают подчиненным.
Выглядит линейная структура так:
Линейная структура управления относится к простейшей. Один руководитель управляет некоторым набором операций и подчиненных
Важная особенность: начальник не может миновать руководителя, чтобы пойти к исполнителям и напрямую передать распоряжения. Такое поведение нарушает субординацию. Единоличное руководство подчиненными выполняют линейные руководители. Они наделены широкими полномочиями управления.
Кому подходит
Небольшим и средним фирмам с несложным производством, мелким компаниям из сферы услуг и частным практикам.
Плюсы и минусы
Функциональная
Функциональная структура — еще один вид иерархической структуры. Устроена так: над рядовыми сотрудниками находится начальство и функциональные руководители — не просто управленцы, которые занимаются администрированием, а опытные и квалифицированные кадры, которые глубоко понимают особенности своего подразделения.
Сами сотрудники поделены по отделам в соответствии с их навыками и функциями в компании. Под функциями понимают главные направления деятельности бизнеса — производство, финансы, сбыт.
Выглядит функциональная схема так:
Функциональная схема предполагает, что руководитель одного подразделения может дать поручение сотруднику из соседнего подразделения, если тот способен выполнить его задачу
Важная особенность: в функциональной структуре используют принцип полноправного распорядительства. То есть каждый функциональный руководитель имеет право отдать указания работникам, которые способны исполнить задачу в рамках его компетенции. Фактически влезть в чужое подразделение и загрузить работой не своего подчиненного.
Еще в функциональных компаниях общение между линейными исполнителями других подразделений отсутствует. У них нет возможности координировать действия друг с другом. Например, отдел продаж согласился принять новых клиентов, в то время как отдел проектировщиков завален работой и физически не может взять новые задачи.
Кому подходит
Организациям с массовым или крупносерийным производством, однопродуктовым предприятиям, а также предприятиям, которые занимаются инновациями, научно-исследовательской и проектно-конструкторской работой.
Преимущества и недостатки
Дивизиональная
Это еще один тип иерархической структуры. Работает по такому принципу: есть головной офис, а есть филиалы и подразделения — дивизионы, которые возглавляют менеджеры. Эти дивизионы действуют как отдельные компании со своими руководителями и линейными исполнителями — вместе они составляют функциональные службы.
Каждый дивизион ориентируется на рынок и сам принимает решения, какие продукты выпускать, на каких потребителей ориентироваться. Головной офис в это не лезет, но за ним остается последнее слово в вопросах стратегического развития, научно-исследовательских разработок и инвестиций.
Выглядит дивизиональная структура так:
Дивизионы в организациях образуются по производимому продукту, по потребительскому спросу и по регионам, где присутствуют дивизионы
Кому подходит
Предприятиям, которые ведут деятельность в нескольких бизнес-направлениях, работают над несколькими проектами для разных потребителей или имеют филиалы в нескольких регионах.
Плюсы и минусы
Проектная
Проектная структура — это тип плоской организации. Работает так: есть генеральный директор, а есть сотрудники в функциональных подразделениях. Периодически компания начинает работу над каким-то проектом — например, внедряет ERP или берет крупный госзаказ. Под это дело она собирает команду из сотрудников разных подразделений с нужной квалификацией и назначает руководителя — проект-менеджера.
Выглядит проектная структура так:
Менеджер проекта набирает команду из сотрудников линейных подразделений организации
Особенность проектной структуры — команды работают вместе некоторое время, а потом возвращаются в свои подразделения. При следующей необходимости состав команды может меняться, а на роль проект-менеджера может быть приглашен другой сотрудник.
Кому подходит
Компаниям, которые проводят научные эксперименты, регулярно выпускают новые товары, технологии, услуги.
Плюсы и минусы
Матричная
Матричная структура — это сочетание проектной и функциональной структур. То есть у компании есть отделы с постоянными начальниками, а есть параллельно идущие проекты с возглавляющими их проект-менеджерами.
Матричная структура построена на принципе двойного подчинения линейных сотрудников. С одной стороны над ними руководитель функционального отдела, а с другой — руководитель проекта, у которого тоже есть полномочия раздавать поручения.
А еще может быть так, что у руководителя проекта две группы подчиненных:
- постоянные работники проектной группы;
- работники других функциональных отделов, которые подчиняются ему временно.
Визуально все это выглядит так:
Сотрудники функциональных подразделений подчиняются руководителям проекта временно, пока проект не завершится
Кому подходит
IT-компаниям, производителям продуктов питания, фармацевтическим компаниям, автопрому, инжиниринговым и строительным корпорациям.
Плюсы и минусы
Какому бизнесу подойдет плоская организация?
Плоская структура подойдет небольшим организациям или отдельным подразделениям крупных компаний. А вот чем масштабнее бизнес, тем труднее поддерживать плоское управление.
Плоские структуры использует тот бизнес, которому, чтобы создавать продукцию и обходить конкурентов, необходимы творческие сотрудники. Пример таких компаний — разработчики игр, приложений, ПО, рекламные и маркетинговые агентства, консалтинговые компании и некоторые сегмента строительного бизнеса.
Если такие организации поместят исполнителей в рамки жесткой иерархии, половина гениальных идей до начальства либо вообще не дойдет, либо дойдет, но в искаженном виде. Ниже мы привели примеры плоских компаний.
Buurtzorg
Buurtzorg — это голландская организация здравоохранения, которую основал Йосом де Блок.
Buurtzorg доказывает, что и в таких сложных сферах, как здравоохранение компанией можно управлять плоско
Йосом считал, что в этой нише другие компании не могут оказать клиентам надлежащее медицинское обслуживание, поскольку порабощены бюрократией, а у сотрудников мало свободы действий. Поэтому Buurtzorg использует плоскую структуру.
Сейчас в компании работают 15 000 медсестер в 950 бригадах. Каждая бригада самоуправляема — то есть все решения принимаются совместно, а каждый член бригады разделяет ответственность.
Reaktor
Reaktor — финская технологическая компания. Занимается разработкой цифровых продуктов и услуг.
Цифровые компании, агентства и бюро часто практикуют плоское управление, чтобы все сотрудники высказывали идеи, предложения и нестандартные подходы к решению задач
Весь штат компании разделен на автономные команды. Такой подход помогает Reaktor привлекать талантливых людей и создавать среду, которая способствует личностному росту, воспитывает в коллегах взаимоуважение и совместную ответственность.
Например, сейчас в компании 95% старших сотрудников и всего 5% младших, но каждый может взять на себя ответственность и лидерство, если у него есть способности.
The Morning Star Company
The Morning Star Company — американская компания, занимающаяся агробизнесом и пищевой промышленностью. Известна тем, что является крупнейшим производителем томатных продуктов и использует плоскую организационную структуру.
Даже агротехнические организации со сложными бизнес-процессами могут быть плоскими
В компании нет менеджеров-управленцев. Сотрудники отчитываются друг перед другом на основе так называемого письма о взаимопонимании. Каждое письмо описывает личную коммерческую миссию сотрудника. То есть какой вклад человек внес в компанию своей работой, каких KPI достиг и сколько потратил на это времени.
Как внедрить плоскую структуру: советы и рекомендации
Точной инструкции нет, поскольку переход к плоской структуре зависит от текущего управления фирмой. Одним компаниям перестроиться легче — надо только переписать стандарты и регламенты, а другим придется менять все — и бизнес-процессы, и ценности, и корпоративную культуру.
Советы ниже о том, как внедрить горизонтальную структуру, дадут общее представление о процессе и помогут понять, как действовать.
Шаг 1. Обсудить изменения с топ-менеджерами
Переход к горизонтальному управлению — существенное изменение. Оно затрагивает структуру бизнес-процессов, корпоративную культуру, должности и штат. Поэтому переход должен начинаться с высшего руководства.
Бывает, топ-менеджеры не желают что-то менять. Это проблема. Изменить структуру фирмы реально, если каждый из управленцев понимает, что по-старому работать невыгодно. Поэтому выясните, всем ли довольны топы и есть ли у них представления, каким бизнес может быть.
Если высшее звено согласно, что иерархическая структура затягивает процесс принятия решений, из-за чего фирма становится неповоротливой на рынке, начинайте общими силами прорабатывать будущую структуру. Вам необходимо достичь с топами соглашения по ключевым нюансам:
- новая бизнес-стратегия;
- результаты, которые получит бизнес, когда стратегия будет реализована и начнет работать;
- новые роли и обязанности на уровне отдельных сотрудников и подразделений;
- правила принятия решений и другие соответствующие протоколы;
- деловые отношения внутри коллектива.
Шаг 2. Сообщить коллегам об изменениях
Когда решение о горизонтальном переходе принято, сообщите о нем тем, кто возглавит и будет работать в новых проектных командах. Хорошо бы подготовить экономическое обоснование изменения. Оно поможет объяснить, что переход — не очередная инициатива начальства, а реальная потребность бизнеса.
Дальше опишите, как будет работать организация в новой структуре, как будет происходить переход, сколько времени он займет, какие бизнес-процессы затронет и т. д.
Шаг 3. Собрать фокус-группы и разработать правила
Теперь необходимо создать функциональные фокус-группы по 5–10 человек, чтобы они занимались разработкой плана по переходу к плоской структуре в своих подразделениях. Нужно обсудить и продумать следующие моменты:
- полномочия и процесс принятия решений;
- полномочия руководителей и членов команды;
- полномочия функциональных лидеров;
- подотчетность членов;
- разрешение споров и конфликтов;
- формат встреч и собраний;
- межкомандные проблемы, которые могут возникнуть;
- систему управления эффективностью.
Чтобы фокус-группам было проще, расскажите им про опыт других организаций: группы могут взять этот опыт за основу и чуть изменить под себя — не придется разрабатывать все с нуля.
Шаг 4. Выбрать лидеров
Лидеры — это неформальные руководители будущих команд. Им предстоит управлять людьми, которые раньше вместе не работали и имеют разные знания и опыт. Поэтому роль лидера нельзя доверить абы кому.
Выбирайте из тех, кто в принципе способен руководить, но в стиле, который подходит бизнесу — например, наставничества, сотрудничества, наделения полномочиями. А если лидеру не хватит навыков или знаний, отправьте его на обучение.
Шаг 5. Объединить команды и определить ответственность
На этом шаге формируются и начинают работать бизнес-команды организации. Тут есть риск, что сотрудники не всегда готовы нести ответственность за все, что происходит в фирме.
Частично освободить коллег можно, если заранее проработать протоколы принятия решений. Например, определить, кто в команде за что несет ответственность, какие решения принимает и кто может их оспорить.
Шаг 6. Следить за прогрессом и направлять коллег
Чтобы команды и лидеры работали лучше и не возвращались к иерархическому управлению, надо чтобы они получали фидбэк о своей работе. Оценивать и давать обратную связь может один из топ-менеджеров, который участвовал при разработке плоской структуры.
Его задача — присутствовать на собраниях команды, вести наблюдения, а после давать комментарий. К примеру, лидер команды во время дискуссии забирает все внимание на себя и не дает высказываться другим. Наблюдатель должен такое подмечать, поскольку это противоречит плоской структуре.
Что в итоге
- Плоская структура — это управление организацией, при котором в компании минимальное количество менеджеров среднего звена либо их нет вообще.
- Плоским организациям проще подстраиваться под меняющиеся условия рынка, поскольку процесс принятия решений включает минимальное число управленцев.
- Еще плоская структура снижает операционные затраты, так как не надо содержать штат дорогих руководителей, а также увеличивает личную ответственность сотрудников, выявляет таланты, ускоряет производительность.
- Среди минусов — из фирмы уходят сотрудники, которым важен карьерный рост, растет нагрузка на руководителей, а сотрудники должны иметь способность к самоорганизации.
- Плоская структура подойдет для небольших организаций или отдельных подразделений крупных компаний, которым нужны творческие идеи от каждого работника.
Высоких вам конверсий!
